Die Orchestra Service SE ist einer der führenden dienstleistungsorientierten
Distributoren für Storage und Archivierung in Europa und hat in dieser Funktion ein
hohes Dienstreiseaufkommen. Im Unternehmen steht im Fokus, dass sich der
Firmenreisende ausschließlich auf seine beruflichen Aufgaben konzentrieren soll.
Somit ist es Aufgabe des Travel Managements, dem Reisenden alle administrativen
Voraussetzungen der Reise abzunehmen. Dies umfasst sowohl die Auswahl des
Hotels als auch die Zahlung desgleichen. Um also Buchung, Kontrolle und
Abrechnung der Reisen zu zentralisieren und somit auch einfacher auswerten zu
können, hat sich das Unternehmen Ende 2006 für eine virtuelle Reisekreditkarte bei
AirPlus entschieden. Ausschlaggebend hierfür war hauptsächlich die Option, mit
dieser Kreditkarte alle Hotels in Deutschland über den Corporate Rates Club (CRC)
buchen zu können.
Überzeugt haben die Mitarbeiter von Orchestra vor allem das komfortable
Buchungstool sowie die Freundlichkeit und das Engagement der CRC-Mitarbeiter.
Zudem konnte der CRC bei einem bis dahin unlösbaren Problem helfen: Da AirPlus
leider bislang in einigen der internationalen Reisedestinationen von Orchestra noch
wenig Akzeptanz hatte, fand der CRC einen Weg, dass die Reisenden auch im
Ausland die Hotels nicht mehr selbst zahlen mussten. Dies war für das Unternehmen
und für die Reisenden eine sehr große Erleichterung, da es sich um ein relativ hohes
Reise-Aufkommen mit überdurchschnittlichen Langzeit-Aufenthalten handelte.
Auch hinsichtlich des Hotelangebots bewies der CRC große Flexibilität aus Sicht von
Orchestra. War ein gewünschtes Hotel nicht im System hinterlegt, hat der CRC die
Buchung und die Zahlung umgehend individuell erledigt und das Hotel
gegebenenfalls für künftige Anfragen in das Portfolio aufgenommen. Die Orchestra
Travel Manager freuten sich über diese Arbeitserleichterung: „Keine Telefonate mehr
mit unfreundlichen Hotelmitarbeitern, keine Diskussionen mehr über die Akzeptanz
von Kostenübernahmen, kein Papierkrieg mehr mit Reservierung, Bestätigung und
Rückbestätigung. Der CRC hat uns damit viel Arbeit abgenommen“.
Aufgrund geplanter Kosteneinsparungen entschied das Orchestra-Management dann
jedoch Anfang 2008, alle Buchungen einschließlich Flüge, Zugreisen, Mietwagen und
auch Hotels nur noch über einen einzigen Dienstleister abzuwickeln und bündelte
das gesamte Dienstreiseaufkommen bei einem Reiseunternehmen. Die bis dahin
geschätzte Zusammenarbeit mit dem CRC fiel der Management-Entscheidung
zunächst zum Opfer. Nach nur sechs Monaten konnte die Unternehmensführung
allerdings leicht überzeugt werden, bezüglich der Hotelbuchungen den CRC wieder
ins Boot zu holen.
Eine Orchestra Mitarbeiterin resümiert: „Wir haben diesen Schritt zurück zum CRC
noch nicht ein einziges Mal bereut – ganz im Gegenteil. Das ohnehin schon sehr
ausgereifte Buchungstool wurde noch verbessert und auch unsere Abrechnungen im
Ausland wurden für uns noch einfacher gestaltet. An der Freundlichkeit,
Zuverlässigkeit und dem Engagement der Mitarbeiter hat sich bis heute nichts
geändert. Egal mit welchen exotischen Anfragen man daher kommt – und bei uns
kommt das oft vor -, die Damen und Herren vom CRC sind immer freundlich und
versuchen immer zu helfen. Wir sind jedenfalls sehr froh und überaus zufrieden,
wieder zum CRC zurückgekehrt zu sein und haben nicht vor, dies wieder zu
ändern!“.
Weitere Informationen zur Hotelbuchungsplattform für kostenbewusste
Geschäftsreisende gibt es im Internet unter www.crc.ag oder www.corporate-ratesclub.de oder telefonisch rund um die Uhr unter 01805 – 00 55 34 (0,14 Euro pro
Minute aus dem deutschen Festnetz).
– Advertorial –
