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Zusätzliches Einsparpotenzial bei Flug- und Transportausgaben

Auch in Unternehmen mit sehr ausgereiftem Travel Management gibt es Möglichkeiten, zusätzlich zu sparen – und zwar zehn Prozent und mehr. Die neue Studie Mastering the Maze – A Practical Guide to Air and Ground Savings (deutscher Titel: Licht ins Dickicht – Wie Sie Flug- und weitere Transportkosten senken) des CWT Travel Management Institute zeigt, wo diese Potenziale liegen. Das Institut gehört zu Carlson Wagonlit Travel (CWT), einem der weltweit führenden Anbieter im Geschäftsreise-, Meetings- und Eventmanagement.

Die Studie zeigt 20 Ansatzpunkte für konkrete Einsparpotenziale auf – von grundlegenden Fragen wie der Konzentration des Reisevolumens auf bevorzugte Leistungsträger bis zu neuen Lösungen, beispielsweise ausgehandelte Kerosinzuschläge und Zusatzgebühren. Flüge machen etwa die Hälfte des gesamten Reisebudgets aus und bilden damit den größten Ausgabenblock in nahezu allen Reiseprogrammen. In dem Maß, wie sich die Märkte entwickeln, sehen sich die Unternehmen bei der Optimierung ihrer Flugausgaben neuen Herausforderungen und Chancen gegenüber.

„Diese Studie wirft einen Blick auf genau die Bereiche des Travel Managements, die typischerweise am ausgereiftesten sind – wie Flüge – und die am wenigsten ausgereiften – wie der Bodentransport“, sagt Grégoire Boutin, Senior Consultant beim CWT Travel Management Institute und verantwortlich für die Studie. „Es ist ein interessantes Ergebnis, dass beide Bereiche beträchtliche Einsparmöglichkeiten bieten, die sehr oft noch nicht genutzt werden.“


Die neuen Tipps von CWT, um bisher nicht genutzte Einsparungen auszuschöpfen:



Reduktion oder Erlass von Airline-Zusatzgebühren verhandeln: Zu diesen zusätzlichen Kosten gehören Gepäckentgelte sowie Essen an Bord und Bordservice. Sie stehen für geschätzte sechs Prozent der Flugausgaben in Unternehmen. Lediglich 55 Prozent der Travel Manager erfassen diese Ausgaben.

Erstattung oder Nachlässe auf Kerosinzuschläge verhandeln: Sie können auf Basis der Jahresumsätze am Ende des Jahres gewährt werden. Mit einem Anteil von beträchtlichen sieben bis zwölf Prozent am Flugumsatz erscheinen Kerosinzuschläge in zunehmendem Maß von den tatsächlichen Kosten der Fluggesellschaften abgekoppelt – sie sind seit April 2011 doppelt so stark gestiegen wie der Ölpreis.

Regelmäßig prüfen, dass verhandelte Flugtarife korrekt in die Globalen Vertriebssysteme (GDS) eingestellt wurden: In einer Fallstudie hat sich gezeigt, dass sechs Prozent der ausgehandelten Flugtarife nicht korrekt oder verspätet eingestellt wurden. Wenn Reisende falsche oder nicht ausgehandelte Tarife buchen, bedeutet das verpasste Einsparchancen.

Verfügbarkeit der Buchungsklassen im Auge behalten: Auf den meistgebuchten Strecken müssen die ausgehandelten Konditionen für jede Airline, Serviceklasse und gemäß der Vorausbuchungsfristen erhältlich sein. Die Hälfte der befragten Travel Manager nutzen diese Daten bereits erfolgreich, um sicherzustellen, dass die ausgehandelten Tarife in ausreichendem Maß zur Verfügung stehen. Die Tarifverfügbarkeit ist ein wichtiger, allerdings oft vernachlässigter Aspekt eines erfolgreichen Travel Managements. Die Einkäufer können die Verfügbarkeit nach Airline, Strecke, Serviceklasse und Vorausbuchungsfrist überwachen, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Reisende über die Wichtigkeit frühzeitiger Buchungen unterrichten: Langfristiges Buchen bringt immer noch beträchtliche Einsparungen, insbesondere bei internationalen Economy-Tarifen. 75 Prozent der Reisenden buchen weniger als 14 Tage im Voraus – hier verbergen sich noch beträchtliche Chancen für weitere Einsparungen.

Mehr Aufmerksamkeit für Einsparungen mit Mietwagen: Der Mietwagen-Anteil macht im Schnitt sieben Prozent der Gesamt-Reiseausgaben aus. Unternehmen, die sich hierauf konzentrieren, haben Einsparungen zwischen sechs und 24 Prozent erzielt, je nach Volumen, Region und der Reife des Reiseprogramms.

„Es ist sehr wichtig, auf Basis tatsächlicher Gesamtkosten zu verhandeln – also über Flug- und Mietwagentarife oder Hotelraten hinaus“, sagt Vincent Lebunetel, der die CWT Solutions Group in Europa, dem Nahen Osten und Afrika leitet. „Die Leistungsträger stehen Verhandlungen über Extraposten wie Zusatzentgelte im Allgemeinen offen gegenüber, und das kann in dieser dynamischen Branche große Einsparungen bedeuten.“

Die Studie: Für die weltweite Studie Mastering the Maze – A Practical Guide to Air and Ground Savings hat CWT eine Reihe von Forschungsmethoden miteinander kombiniert. Sie wurde vom November 2011 bis zum Mai 2012 ausgeführt und umfasst tiefgehende Umfragen unter 116 Travel Managern in mehr als 15 Ländern, Auswertungen von 245 Kunden mit CWT Diagnostic, detaillierte Befragungen von 3.044 Reisenden aus neun Unternehmen sowie quantitative Analysen von weltweit mehr als 50 Millionen Buchungstransaktionen aus den Jahren 2010 und 2011. Das Unternehmen befragte zudem mehr als 60 Branchenexperten und fertigte zwölf Fallstudien an – jeweils mit dem Ziel, die maximalen Mehrwerte für die Kunden zu identifizieren.

www.carlsonwagonlit.de





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