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Zeitnahe Führung eines elektronischen Fahrtenbuchs

Die Niedersächsischen Finanzrichter haben Anfang des Jahres über einen Fall zu elektronischen Fahrtenbüchern entschieden (Urteil vom 23.01.2019). Darin ging es um das ordnungsgemäße Führen eines solchen bzw. um die Frage, ob der private Nutzungsanteil stattdessen nach der 1%-Regelung zu versteuern wäre, schreibt der Reisekosten-Blog.
Was ist also bei der Führung von (elektronischen) Fahrtenbüchern zu beachten?

Zum Urteil
Dem Kläger, der Geschäftsführer und einziger Gesellschafter der „A UG“ war, stand in den Streitjahren 2013–2015 ein geleaster Dienstwagen zur Verfügung, den er auch für Privatfahrten nutzen durfte (bis März 2014: BMW 535i; dann gab es einen Fahrzeugwechsel: BMW 550i). Dabei kam eine sog. Telematiklösung zum Einsatz, die u.a. über die Funktion „elektronisches Fahrtenbuch“ verfügte und über auf den standardisierten Fahrzeug-Diagnosestecker aller Fahrzeugtypen (OBD-2 Stecker) des jeweiligen Fahrzeugs aufgesteckt werden konnte.

Wie funktioniert die Hardware?
Die Hardware, die über einen GPS-Empfänger verfügte, übermittelt über das Mobilfunknetz jeweils die aktuelle Position und zeichnet die Bewegungsdaten auf einem zentralen Server zur Erstellung eines elektronischen Fahrtenbuchs auf. Der Erwerber, der einen Online-Zugang zu den Daten erhält, kann unter Verwendung der dazugehörigen Software mehrere Fahrzeuge anlegen, wiederkehrende Fahrziele definieren und wiederkehrende Strecken (wie Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte) vorbelegen. Der jeweilige Anwender kann später die aufgezeichnete Fahrt in der Software oder einem vordefinierten Fahrtzweck zuordnen oder einen individuellen Fahrzweck eintragen. Diese Zuordnungen lassen sich nach der Ersterfassung zunächst frei abändern. Es ist aber auch die Erzeugung einer Veränderungssperre im Programm möglich.
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