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Welche formalen Anforderungen werden an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch gestellt?

Das ordnungsgemäße Führen eines Fahrtenbuchs zum Nachweis der beruflichen Nutzung eines Firmenwagens ist immer risikobehaftet, findet der Reisekosten-Blog. Denn wenn ein Fahrtenbuch in einer steuerlichen Außenprüfung als nicht ordnungsgemäß verworfen wird, wird dementsprechend die Versteuerung nach der pauschalen 1%-Methode vorgenommen. Zwar ist der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs gesetzlich nicht näher bestimmt. Allerdings lassen sich die formalen Anforderungen aus der strengen Rechtsprechung des BFH ableiten.

Welche formalen Anforderungen sind demnach zu erfüllen?
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss

– zeitnah und

– in geschlossener Form geführt werden, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen – eine nachträgliche Erstellung anhand von losen Notizzetteln und Terminkalendern ist demnach nicht gestattet (BFH-Urteil vom 09.11.2005 – VI B 65/04); Der Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur ausnahmsweise gestattet, wenn der geschlossene Charakter der Aufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird (BFH-Urteil vom 16.03.2006 – VI R 87/04);

– neben dem Datum und den Fahrtzielen grds. auch den jeweils aufgesuchten Kunden bzw. Geschäftspartner oder, wenn ein solcher nicht vorhanden ist, den konkreten Gegenstand der dienstlichen Verrichtung aufführen.

– Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch genügen allenfalls dann, wenn sich der aufgesuchte Kunde/Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt oder wenn sich dessen Name auf einfache Weise unter Zuhilfenahme von ihrerseits nicht mehr ergänzungsbedürftigen Unterlagen ermitteln lässt.

– Die zu erfassenden Fahrten sind inkl. des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands im Fahrtenbuch vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiederzugegeben.

– Grundsätzlich ist dabei jede einzelne berufliche Verwendung für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs aufzuzeichnen.

– Kilometerangaben dürfen nicht gerundet werden (BFH-Beschluss vom 31.05.2005 – VI B 65/04).

– Wenn eine einheitliche berufliche Reise aus mehreren Teilabschnitten besteht:
Diese können miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden. Es genügt dann die Aufzeichnung des am Ende der gesamten Reise erreichten Gesamtkilometerstands, wenn zugleich die einzelnen Kunden/Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht worden sind.

– Wenn der berufliche Einsatz des Fahrzeugs zugunsten einer privaten Verwendung unterbrochen wird:
Dies stellt wegen der damit verbundenen unterschiedlichen steuerlichen Rechtsfolgen einen Einschnitt dar, der im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Kilometerstands zu dokumentieren ist.

Hinweis:
Einige kleinere formale Mängel führen nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs – vorausgesetzt, die Angaben sind insgesamt plausibel. Dabei ist maßgeblich, ob trotz der Mängel noch eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben gegeben ist (BFH-Urteil vom 10.04.2008 – VI R 38/06).

Quelle: Reisekosten-Blog

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