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Verwaltungskosten für Geschäftsreisen zu hoch

Die indirekten Reisekosten für Reiseplanung, -buchung und -abrechnung bleiben ein Kostengrab in Europas Unternehmen. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie „European Expense Management 2008“ von American Express und A.T. Kearny.

1997 betrugen die Verwaltungskosten 8 Prozent der direkten Geschäftsreisekosten für Flüge, Unterkunft und Verpflegung; 2003 waren es noch 5,6 Prozent. Heute sind es 4,6 Prozent, zeigt die Studie „European Expense Management 2008“ von American Express und der Unternehmensberatung A.T. Kearney. Die 66 befragten Gesellschaften haben sich damit im Schnitt nur marginal verbessert. Sparpotenziale durch Reiserichtlinien, Automatisierung sowie einheitliche Zahlungswege mit Firmenkreditkarteneinsatz bleiben häufig ungenutzt. Die besten Unternehmen haben ihre indirekten Reisekosten damit auf 2,1 Prozent der Reiseausgaben gesenkt.

Europäische Großunternehmen geben pro Mitarbeiter 323 Euro jährlich für die Verwaltung von Geschäftsreisen aus. Bei den sparsamsten Studienteilnehmern betragen die indirekten Kosten für jeden Reisenden nur 147 Euro; das sind 54 Prozent weniger. Die besten Firmen erzielen dadurch eine Ersparnis von 25 Euro pro ausgegebenen 1.000 Euro. Am anderen Ende der Skala haben jedoch einige Gesellschaften enormen Nachholbedarf: Sie geben bis zu 34 Prozent der direkten Geschäftsreisekosten für interne Prozesse aus. Das heißt, für Reiseleistungen im Wert von 1.000 Euro fallen zusätzlich 340 Euro für die Abwicklung an.

„Viele Unternehmen machen ihre Hausaufgaben nicht und befassen sich zu wenig mit dem Sparpotenzial bei den indirekten Reisekosten. Dabei ist dieses Problem seit langem bekannt,“ sagt Thomas Nau, Vice President Firmenkreditkartengeschäft Zentraleuropa von American Express. „Von den kosteneffizientesten Unternehmen lernen heißt, interne Abläufe zu verschlanken. Die zentralen Prozesse im Reisemanagement sind Planung, Buchung, Bar-Vorschüsse, zentrale Rechnungsstellung sowie Kostenabrechnung. Wer hier seine Kosten senkt und sich an den Besten orientiert, spart 47 bis 87 Prozent“, so Nau. Für drei Viertel der indirekten Reisekosten seien allein die Reiseplanung und Abrechung verantwortlich.

Die Einführung von Reiserichtlinien ist ein bedeutender Schritt, um Kosten zu reduzieren: Laut Studie haben fast neun von zehn Gesellschaften (88 Prozent) einheitliche Regeln eingeführt. 85 Prozent davon haben Grenzen für sämtliche Ausgabenkategorien definiert. Beispielsweise hat fast jeder dieser Betriebe (99 Prozent) Regelungen für Handykosten aufgestellt. Am wenigsten verbreitet sind Vorschriften für Hotelkosten, die es in 71 Prozent der Unternehmen mit Reiserichtlinien gibt. Je detaillierter die Vorschriften, desto größer die Sparpotenziale: Unternehmen mit besonders strengen Regelungen haben durchschnittlich 41 Prozent ihrer indirekten Reisekosten eingespart.

Die Unternehmen wenden viele Maßnahmen an, um Einsparungen zu realisieren: Am weitesten verbreitet sind der Einkauf bei bevorzugten Partnern (89 Prozent), die Genehmigung von Reisekosten im Vorhinein (85 Prozent) sowie die Zusammenarbeit mit Reisebüros. Die Automatisierung der Reisekostenverwaltung deckt Verstöße gegen die Richtlinien auf, aber nur 21 Prozent der Unternehmen üben hierüber Kontrolle aus. 73 Prozent der Firmen führen Rechnungsprüfungen durch – jedoch erst, nachdem das Geld ausgegeben wurde. Eine weitere Option sind Stichprobenkontrollen, um Ausgaben zu erkennen, die gegen die unternehmenseigenen Reiserichtlinien verstoßen.

Erstmals untersuchte A.T. Kearney, wie sich alternative Modelle (Outsourcing, Shared Servicecenter und Offshoring) auf die indirekten Reisekosten auswirken. Mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen (59 Prozent) organisieren einzelne Aufgaben zur Reisekostenverwaltung in Shared Servicecentern und 45 Prozent lagern sogar teilweise Prozesse aus. Seit der Vorgängerstudie von 2003 ist der Anteil der Unternehmen, die über eine zentrale Kostenerfassung und -abrechnung verfügen, von 83 auf 90 Prozent gestiegen. 44 Prozent von ihnen beauftragen hiermit ein Shared Servicecenter. Hier lassen sich nennenswerte Einsparungen erzielen: sie betragen pro zentral erfasster Transaktion bis zu 44 Prozent.

Der Anteil der Gesellschaften, die ihre zentrale Kostenerfassung mittels eines Systems für standardisierte Zahlungswege eingeführt haben, verdoppelte sich in den vergangenen fünf Jahren von 19 auf 41 Prozent. Rund ein Drittel der Unternehmen (32 Prozent) lässt auch die Reisekostenerstattung über ein Shared Servicecenter abwickeln – und drückt die Kosten hierfür von 7,75 Euro auf 2,38 Euro, was einem Rückgang von 68 Prozent entspricht.

Insgesamt verlagern 23 Prozent der Unternehmen bestimmte Tätigkeiten ins Ausland; besonders nach Indien, Polen und Irland. Allerdings gaben 17 Prozent der befragten Betriebe an, dass sie einzelne ausgelagerte Tätigkeiten an externe Serviceanbieter nun wieder im eigenen Hause erledigen. Gründe sind die Enttäuschung über die Servicequalität sowie die Prüfung der anfänglichen Kostenvorteile.

Die Automatisierung von Aufgaben rund um die Reisekostenverwaltung, beispielsweise die Einführung eines Warenwirtschaftssystems, wird immer wichtiger. Dadurch lassen sich die Kosten pro Vorgang im Durchschnitt halbieren. In den Firmen mit den besten Ergebnissen sind Personal- und Rechnungswesen über die Systeme zur automatischen Reisekostenerstattung vernetzt. Etwa jedes zweite Unternehmen (2008: 47 Prozent, 2003: 27 Prozent) verwendet bei der Reisekostenabrechnung die Daten von Firmenkreditkarten; diese werden herunter geladen und in interne Systeme eingespeist.

Die Technisierung hat auch die Reisebuchungsprozesse signifikant verbessert. Kostensenkungen gehen seit 2003 insbesondere auf verbesserte Suchmöglichkeiten im Internet und Online-Buchungen zurück. 59 Prozent der Unternehmen ermöglichen automatische Buchungen. Als beste Methode erweist sich dabei, wenn Unternehmen bestehende Bewilligungsverfahren vor Reiseantritt abschaffen und diese in ein Online-Buchungssystem implementieren oder einem Reisebüro übertragen.

Für die Studie von American Express und A.T. Kearney wurden die Geschäftsreiseausgaben von 66 großen europäischen Unternehmen (davon 11 aus Deutschland) aus unterschiedlichen Branchen analysiert. Diese Unternehmen geben insgesamt 2,6 Milliarden Euro pro Jahr für die Reisen ihrer Beschäftigten aus. Rund 85 Millionen Euro dieses Betrags entfallen auf die Verwaltung und die Abrechnung dieser Kosten. Die gesamte Studie kann unter kas@fischerappeltziegler.de oder Tel. 069-427 26 16-816 angefordert werden.





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