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Tool zur Reisekostenabrechnung erleichtert korrektes Expense-Management

KDS reagiert auf die Lohnsteuerrichtlinie 2008. Trotz vieler Änderungen im deutschen Steuerrecht, die sich vor allem im Reisekostenrecht niederschlagen, unterstützt KDS Unternehmen mit seiner integrierten Travel und Expense Lösung bei einem effektiven und genauen Travel und Expense Management.

Die neuen Richtlinien sehen nun u.a. statt Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit den einheitlichen Oberbegriff „berufliche Auswärtstätigkeit“ vor. Auch die Definition der Begriffe „Auswärtstätigkeit“ und „regelmäßige Arbeitsstätte“ ist neu geregelt. Die Übernachtungspauschalen entfallen komplett; Übernachtungskosten müssen zukünftig nachgewiesen und können nicht mehr pauschal angesetzt werden. Außerdem sollen sowohl die 30 km Grenze bei Einsatzwechseltätigkeit als auch die Dreimonatsfrist für den Abzug der Fahrtkosten als Reisekosten entfallen. Bezüglich der Übernachtungskosten wurde der im Inland erforderliche Einzelnachweis auf Auslandssachverhalte ausgedehnt. Bei Zahlungsbelegen, welche nur einen Gesamtpreis ausweisen, ist der Gesamtrechnungsbetrag für Frühstück und Mittag- und Abendessen jeweils um einen bestimmten Prozentsatz der vollen Verpflegungspauschale zu kürzen. Eine Kürzung erfolgt auch bei sog. Tagungspauschalen.

„Die Änderungen im steuerlichen Reisekostenrecht fügen der Spesenabrechnung weitere Komplikationen hinzu“, so Frank Füllbeck, Director of Sales, KDS Deutschland GmbH. „KDS nimmt seine Kunden an die Hand und begleitet sie sicher durch den Steuerdschungel. Unsere Lösungen ermöglichen es Unternehmen, alle anfallenden Inlands- und Auslandsreisen der Mitarbeiter zu erfassen und die Reisekostenabrechnung korrekt durchzuführen – daran ändern die neuen Gesetze nicht das Mindeste.“



Die KDS Corporate Travel und Expense Lösung ermöglicht Unternehmen eine effektive Umsetzung ihrer Travel & Expense Management-Strategie – inklusive Definition und Durchsetzung eigener Reiserichtlinien, schneller und benutzerfreundlicher Buchungsmöglichkeiten und automatisierter Spesenabrechnung. So wird die Vereinfachung von Buchführungseinstellungen und –berichten gewährleistet. Durch die Bündelung des Travel & Expense Managements in einem einheitlichen System können die Betriebskosten signifikant reduziert und gleichzeitig die Akzeptanz- und Nutzungsrate maximiert werden.

„Die Auswirkungen der Gesetzesänderungen auf das Travel- und Expense-Management in Unternehmen dürfen keinesfalls unterschätzt werden“, warnt Füllbeck. „Beispielsweise ist nun eine genaue Angabe des Reiseziels erforderlich, da die Reisetätigkeit nach diesem ausgewertet wird. Und die neue Gesetzeslage wird zu einem deutlichen Anstieg der Betriebsprüfungen führen. Das macht eine Beweisvorsorge über die Art, Dauer und Häufigkeit von Reisen sowie eine korrekte Reisekostenabrechnung 2008 wichtiger denn je – dabei kann KDS Unternehmen mit seiner integrierten Reiselösung optimal unterstützen.“

www.kds.com





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