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Small Talk für Gastgeber bei Veranstaltungen

Tagungen, Firmenjubiläen, das Get-together an Ihrem Messestand, das Sommerfest, der Netzwerkabend, Produktpräsentationen und alle weiteren Veranstaltungen, zu denen Sie externe Gäste einladen, sind das Aushängeschild Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation.

Mit großem Aufwand haben Sie für ein exzellentes Buffet und ein anspruchsvolles Rahmenprogramm gesorgt – doch reicht das aus, damit Ihre Veranstaltung auch in kommunikativer Hinsicht ein Erfolg wird?

Häufig gehen Gastgeber davon aus, dass die Kommunikation bei einer Veranstaltung wie von selbst verläuft. So wird es als selbstverständlich angesehen, dass alle sich miteinander angeregt unterhalten und sowohl der Gastgeber als auch die Mitarbeiter die Gäste gut betreuen. Dieser Automatismus tritt jedoch nicht immer ein, zumal Gastgeber und Gäste oft unterschiedliche Vorstellungen davon haben, was „gut betreuen“ oder „sich gut unterhalten“ bedeutet. Es ist daher sinnvoll, den Kommunikationsaspekt schon bei der Planung der Veranstaltung zu berücksichtigen und nicht zuerst die Frage des Wie (Buffet, Räumlichkeiten, Vortragsthema, Rahmenprogramm) zu beantworten, sondern folgende Fragen:
Was ist das Ziel Ihrer Veranstaltung? Und Was erwarten Ihre Gäste?
Ist es Ihr Hauptziel neue Produkte oder Dienstleistungen zu präsentieren, dann können Fachvorträge oder Fachgespräche mit den Gästen als kommunikatives Stilmittel für Sie und Ihre Mitarbeiter ausreichend sein.
Ist es jedoch auch oder hauptsächlich Ihr Ziel, den Kontakt oder die Beziehung zu Ihren Gästen aufzubauen oder zu vertiefen, dann reichen Fachgespräche allein nicht aus. Auch die Erwartungen Ihrer Gäste sind oft nicht nur auf das Fachliche begrenzt. Sie wollen zwar mit ihrem Kommen Verbundenheit mit Ihnen oder Ihrem Unternehmen signalisieren. Das muss allerdings nicht bedeuten, dass sie während der Veranstaltung ausführlich mit Ihnen sprechen wollen. Die Erwartung der Gäste geht darüber hinaus, denn sie sind auch daran interessiert, mit weiteren Ihrer Gäste in Kontakt zu kommen. Dies trifft insbesondere dann zu, wenn beispielsweise zu Ihrer Veranstaltung Gäste aus verschiedenen Regionen oder Branchen kommen, die sich kaum persönlich kennen oder nur selten treffen.
Bloß nicht alleine rumstehen!
Das ist die Devise fast aller Beteiligten bei vielen Veranstaltungen. Die meisten Gäste treffen daher mit Kollegen oder Bekannten ein, sitzen nebeneinander oder stehen zusammen an einem Tisch. Von außen betrachtet entsteht der Eindruck, dass alle gut miteinander im Gespräch sind. In Wirklichkeit unterhalten sich aber bereits miteinander bekannte Personen und ein Austausch zwischen den verschiedenen Gruppen findet kaum statt Auch für fremde, neu hinzukommende Gäste kann es schwierig sein, in die Gruppen hineinzukommen. Das werden Sie als Gastgeber nicht unbedingt bemerken, wenn Sie und Ihre Mitarbeiter dafür nicht sensibilisiert sind. Vielfach bedeutet diese Grüppchenbildung nicht, dass die Beteiligten kein Interesse daran haben, neue Personen kennen zu lernen. Häufig werden die Gäste jedoch damit allein gelassen, Kontakt zu ihnen unbekannten Personen aufzunehmen. Als guter Gastgeber übernehmen Sie diese Aufgabe und stellen Verbindungen zwischen den Gästen her.
Ihre Mitarbeiter unterhalten sich prächtig – allerdings nicht mit Ihren Gästen?
Tatsächlich werden die Mitarbeiter des gastgebenden Unternehmens oft nicht ausreichend auf ihre Rolle als Co-Gastgeber vorbereitet. So kann man häufig beobachten, dass sich Mitarbeiter nicht wie Gastgeber, sondern wie Gäste verhalten und froh sind, wenn sie mit bereits bekannten Personen und Kollegen zusammen stehen können. Dies hat weniger damit zu tun, dass Ihre Mitarbeiter keine gesellschaftlichen Umgangsformen beherrschen, sondern dass die Aufgaben der Gästebetreuung nicht detailliert verteilt und besprochen wurden. Einer allein steht auf verlorenem Posten und kann die Situation nicht retten, wenn nicht alle an einem Strang ziehen und sich ihrer Aufgaben bewusst sind.
Vielen Menschen fällt es schwer, ein Gespräch mit Fremden zu beginnen oder sich in eine scheinbar geschlossene Gesprächsgruppe einzubringen. Aber das genau ist an diesem Tag Ihre und auch die Aufgabe Ihrer Mitarbeiter. Wenn es nicht gelingt, die geschlossenen Gesprächsgruppen aufzubrechen, allein stehende Personen in Gespräche einzubeziehen, dann werden wichtige Chancen vertan und das Kommunikationsziel Ihrer Veranstaltung wird für einen Teil Ihrer Gäste nicht erreicht.
Mit 9 Schritten zur kommunikativ erfolgreichen Veranstaltung:
Small Talk ist der Schlüssel, um Ihre Veranstaltung für alle Gäste auch in kommunikativer Hinsicht zum Erfolg zu führen. Denn im Vordergrund Ihrer Veranstaltung steht nicht das Fachgespräch, sondern der Small Talk als Gespräch auf der Beziehungsebene. Small Talk im beruflichen Umfeld ist nicht einfach belangloses Gerede über Banalitäten. Er ist oft der Auftakt für den Big Talk, das heißt für das eigentliche Fachgespräch sowie für lang anhaltende geschäftliche Beziehungen und Empfehlungen. Beim Small Talk erfährt man etwas über die persönliche Situation seines Gesprächspartners und schafft damit Möglichkeiten, das Gespräch zu einem späteren Zeitpunkt mit zunächst fachneutralen Themen wieder aufzunehmen. So gelingt der Small Talk mit Ihren Gästen:

1. Briefing: Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, Sie in Ihrer Rolle als Gastgeber zu unterstützen. Denn Gastgeber ist nicht nur der Geschäftsführer der Institution oder Organisation oder der Unternehmer, sondern alle, die an der Veranstaltung teilnehmen. Die Aufgabe ist es, aktiv Kontakt zu Gästen aufzunehmen, auf Gruppen zuzugehen und vor allem Gäste untereinander oder mit Kollegen ins Gespräch zu bringen. So sind alle während der Veranstaltung dafür sensibilisiert, offen zu sein, wenn beispielsweise ein Kollege einen Gast mit der Gesprächsgruppe eines anderen Kollegen bekannt machen möchte.

2. Gästeliste: Besprechen Sie die Gästeliste: Wer kennt wen? Wer weiß etwas über wen? Markieren Sie in der Gästeliste VIPs sowie neue Gäste, die möglicherweise allein kommen, so dass diese Personen von Ihren Mitarbeitern betreut und mit anderen Gästen bekannt gemacht werden.

3. Namensschilder: Prüfen Sie, ob es hilfreich ist, Namensschilder vorzubereiten, so dass Ihre Gäste sich gegenseitig erkennen und finden können. Das hat den weiteren Vorteil, dass sich die Gäste am Empfang melden müssen und wichtige oder neue Personen erkannt werden. Verwenden Sie für sich und Ihre Mitarbeiter andersfarbige Namensschilder, so ist offensichtlich, dass sie zum gastgebenden Unternehmen gehören. Das ist besonders wichtig, wenn Sie in einer Begrüßungsansprache erwähnen, dass Ihre Mitarbeiter für Fragen zur Verfügung stehen.

4. Kontakt aufnehmen: Aktiv auf einzelne Personen oder Gruppen zuzugehen kostet zunächst Überwindung Machen Sie sich jedoch bewusst, dass das in der Gastgeberrolle um ein Vielfaches einfacher ist, als wenn man als Gast unbekannte Personen ansprechen möchte. Denn als Gastgeber wird Ihre Kontaktaufnahme gerne gesehen. Ihre möglichen Bedenken, aufdringlich zu wirken sind in der Regel unbegründet: Scheuen Sie sich daher nicht, auf allein kommende Gäste aktiv zuzugehen. Begrüßen Sie die Person, stellen Sie sich mit Namen und Funktion vor, dann wird sich auch ihr Gegenüber vorstellen. Geben Sie anschließend etwas Information über den Ablauf der Veranstaltung, etwa, wann der Vortrag beginnt oder das Buffet eröffnet wird: Vielleicht hat der Gast auch eine konkrete Frage, beispielsweise ob Frau XY schon da ist. Dann können Sie ihn direkt weiterleiten oder mit anderen Personen bekannt machen. Auf scheinbar geschlossene Gesprächsgruppen gehen Sie zu, indem Sie sich dazu stellen, zunächst zuhören, sich in einer Pause ins Gespräch einbringen und sich mit Namen und Funktion im Unternehmen vorstellen, andersfarbige Namensschilder erleichtern dieses zusätzlich. Aktive Kontaktaufnahme ist das Schlüsselwort, es ist daher nicht ausreichend, wenn beispielsweise an jedem Stehtisch einer Ihrer Mitarbeiter anwesend ist oder sich der Außendienstmitarbeiter nur mit seinen Kunden unterhält.

5. Small Talk – ja bitte: Ist der erste Kontakt hergestellt, sprechen Sie über Alltägliches, über Themen, die Sie mit dem Gesprächspartner gemeinsam haben (wie das Wetter, den Veranstaltungsort, das Buffet) und zwar in einer positiven Art und Weise. Small Talk ist keine Diskussionsrunde, vermeiden Sie daher Themen, die polarisieren. Seien Sie ein angenehmer Gesprächspartner, der zuhören kann und auch mal andere reden lässt. Bombardieren Sie andere nicht mit Fragen, sondern stellen Sie der Frage etwas Persönliches voran: „Wir haben diesmal ein mediterranes Buffet ausgewählt, das stimmt mich schon mal auf meinen Italienurlaub ein. Wo geht es denn bei Ihnen diesmal hin?“ Denken Sie daran, sich namentlich vorzustellen, dann erfahren Sie auch den Namen Ihres Gesprächspartners. Dies ist wichtig, damit Sie den Gast mit weiteren Personen bekannt machen können.

6. Mit Small Talk Verbindungen herstellen: Die Hauptaufgabe der Gastgeber ist es, die Gäste untereinander in Kontakt zu bringen. Daher überlegen Sie im Vorfeld, ob es Gemeinsamkeiten zwischen Gästen gibt, die ein Aufhänger sein könnten, Personen miteinander bekannt zu machen, wie: „Herr Hartmann, das ist Herr Bergmann, ebenso wie Sie ein passionierter Tennisspieler“. Achten Sie auch auf Äußerungen, die Ihnen Gelegenheit geben, andere Personen miteinander bekannt zu machen: „Ach, Sie hatten schon öfter telefonisch Kontakt mit Frau Meyer? Da kann ich Sie gleich mal miteinander bekanntmachen“

7. Zirkulieren Sie: Sind Verbindungen zwischen Gästen hergestellt, können Sie sich mit einer ehrlichen Bemerkung von einer Gruppe zurückziehen: „Es war nett mit Ihnen zu plaudern, vielleicht können wir das später fortsetzen. Sie haben sicher Verständnis, dass ich noch andere Gäste begrüßen möchte“. Oder „Ich muss mich jetzt verabschieden, ich möchte noch gerne andere Gäste begrüßen. Wir sehen uns sicher später noch.“ Es ist wichtig, dass Sie als Gastgeber und Co-Gastgeber nicht an Personen kleben bleiben, denn nur wenn Sie zirkulieren, den einen oder anderen Gesprächspartner von hier nach dort mitnehmen, fördern Sie das Durchmischen der Gesprächsgruppen. Einzelne Personen lassen Sie natürlich nicht allein zurück, sondern schließen sich mit diesen zunächst einer Gesprächsgruppe an.

8. Fach Talk – nein danke: Selbstverständlich wird bei einer beruflichen Veranstaltung auch über Fachthemen oder allgemein über das berufliche Umfeld gesprochen. Vertagen Sie jedoch tiefergehende geschäftliche Gespräche auf einen späteren Termin, an dem Sie Zeit haben und ungestört sind. Reduzieren Sie vertrauliche Gespräche auf ein Minimum, sodass keine geschlossenen Gesprächsgruppen entstehen. Namensschilder Ihrer Mitarbeiter mit Tätigkeitsbezeichnungen schaffen auch für die Gäste Klarheit, dass manche Mitarbeiter nicht alle Fachfragen beantworten können. So wird zum Beispiel von einem Buchhalter nicht erwartet, Auskunft über Liefertermine geben zu können. Es reicht, wenn er an die zuständige Person verweisen kann.

9. VIPs und Co.: Bei Veranstaltungen mit vielen Gästen ist es nicht immer sinnvoll, wenn Sie als Hauptgastgeber alle Gäste persönlich am Empfang begrüßen. Oft bietet es sich an, dass Sie sich weiter hinten im Raum aufhalten und Ihre Mitarbeiter Ihnen wichtige Gäste zuführen. Selbstverständlich müssen Sie Ihre Key-Kunden bei der Veranstaltung auch persönlich betreuen, vielleicht möchten diese aber auch andere Gäste oder Mitarbeiter Ihres Hauses kennenlernen? Machen Sie sie miteinander bekannt. Das schafft Ihnen auch Freiräume, sich höflich loszueisen um frei zu sein für weitere Kontakte. Und schließlich: Schotten Sie sich nicht ab mit wichtigen Personen. Zeigen Sie, dass Sie an diesem Tag offen sind für jeden Gast, der gern mit Ihnen kurz reden möchte.

Ilona Quick, Renate Birkenstock
Mit Small Talk zum Big Talk
Ins Gespräch kommen – im Gespräch bleiben
BusinessVillage 2015
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