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Sind Incentive-Reisen ein Compliance Risiko?

Wie problematisch ist die Durchführung von Incentive-Reisen wirklich? Welche potenziellen Risken kommen auf ein Unternehmen zu, das Kundeneinladungen ausspricht? Darf ich meinen besten Kunden überhaupt noch etwas schenken? Die Keynote Session des „Compliance Days“ am ersten Tag der IMEX, dem 21. Mai 2013, wurde von Dr. David Barst, Gründungspartner des auf Compliance-Themen spezialisierten Beratungsunternehmens „Pohlmann & Company“, präsentiert.

„Vor 20 Jahren konnten Schmiergelder in Deutschland noch von der Steuer abgesetzt werden“ startete der Fachmann seinen Vortrag. Allerdings habe die Welt sich durch die zahlreichen Skandale rund um unklare Auftragsvergaben und Bestechungsfälle in Firmen wie Siemens, MAN, Mediamarkt und Daimler sowie den daraus resultierenden überarbeiteten Antikorruptionsgesetzen radikal verändert. Von diesen neuen Rahmenbedingungen seien nun sämtliche Branchen – einschließlich der MICE-Branche (Meetings, Incentives, Conventions, Events) – betroffen bemerkte Dr. Barst.

Compliance-Risiken: Gut beherrschbar für die MICE-Branche

Dr. Barst veranschaulichte anhand der „Compliance Risiko Pyramide“, dass die MICE-Branche sich zwar mit einer relativ großen Anzahl an Compliance-relevanten Themen auseinander setzen muss, diese gleichzeitig sowohl juristisch als auch organisatorisch im Vergleich zu anderen Branchen jedoch gut beherrschbar sind.

Der Berater stellte klar, dass die Compliance-Risiken von beiden Seiten – aus Kunden- und aus Mitarbeitersicht – zunächst detailliert beleuchtet und anschließend in Bezug auf die tatsächlich kritischen Faktoren bewertet werden müssten. Er plädierte in diesem Zusammenhang für eine klare Trennung dieser beiden Bereiche.

So könnten Incentives in Form von Einladungen grundsätzlich ein sinnvolles Mittel zur Geschäftsanbahnung und Kontaktpflege darstellen – solange grundlegende Dinge beachtet würden. Für Mitarbeiter hingegen stellten Incentives ein wichtiges Mittel zur Steigerung der Loyalität und der Performance dar.

In diesem Zusammenhang stellte der Experte fest, dass die Compliance-Risiken der MICE-Branche keineswegs als Drohszenario, sondern vielmehr als Qualitätsmerkmal und Chance verstanden werden sollten – solange die drei Basiskriterien „Sozialadäquanz“, „keine Verknüpfung von Verhandlungen mit Geschenken oder Begünstigungen“ sowie „umfassende Transparenz“ laufend gewährleistet sind.

Konkrete Modelle und praktische Ansätze: Best Practice und Case Studies

Anschließend stellte Dr. Barst drei Modelle vor, wie sie bereits in der praktischen Anwendung in verschiedenen Konzernen zu finden sind: Das „Ampelmodell“, die „Compliance-Scorecard“ und die „web-based Tools“ zur Freigabe und Dokumentation von Compliance-relevanten Geschäftsvorfällen.

Ampelmodell

Das Ampelmodell klassifiziert die potenziellen Risiken in die drei Ampelfarben grün, orange und rot und bietet so sämtlichen Mitarbeitern auf allen Hierarchieebenen einfache, leicht nachvollziehbare und praktikable Compliance-Richtlinien. So kennzeichnet „grün“ beispielsweise Werbegeschenke und Essenseinladungen unter 50 Euro, gestattet aber gleichzeitig eine höhere Summe bei Auslandsreisen, sofern diese durch die landesübliche Gastfreundschaft bedingt ist. „Gelb“ sind alle Zuwendungen, deren Gewährung nicht ohne Genehmigung freigegeben ist, die aber auch nicht ausnahmslos verboten ist. „Rot“ hingegen kennzeichnet unzulässige Zuwendungen wie hochwertige Incentive-Reisen ohne Sozialadäquanz oder Businessbezug.

Compliance Scorecard-Modell


Am Beispiel des „Siemens Compliance Scorecard“-Modells veranschaulichte Dr. Barst, wie eine Scorecard speziell für die „Herausforderung Compliance“ aufgebaut werden kann. Dabei wird bestimmten Sachverhalten wie Art und Größe der Zuwendung sowie Hierarchieebene des Begünstigten jeweils eine Punktezahl zugeordnet. Je höher diese ausfällt, desto problematischer die Zuwendung und desto höher das Risiko.

Webbasierte Tools

Weiterhin veranschaulichte der Experte, dass die Entwicklung von individuellen Online-Tools – wie beispielsweise von Siemens bereits erfolgreich für die „high risk“ Faktoren eingesetzt – ein praktikables Modell zur Einschätzung und zum Management potenzieller Risikofaktoren sein kann.

Zusammenfassend stellte der Fachmann fest, dass „die MICE-Branche aus meiner Sicht sogar übertrieben zurück haltend ist und eine allzu vorsichtige Richtung eingeschlagen wurde. Die Compliance-Risiken der MICE-Branche sind – sofern die Basisanforderungen laufend eingehalten werden – absolut beherrschbar, wenn die Unternehmen sich professionell mit dieser Thematik auseinander setzen.“

IMEX 2013: Keynote Session von Dr. David Barst





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