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Reisekosten senken – leicht gemacht

Höhere Tagessätze und Steigerung der Sachbezugswerte führen in 2009 zu steigenden Reisekosten für Unternehmen. Die Hotels erhöhen die Preise aufgrund der durch die Inflation gestiegenen Lebenshaltungs- und Energiekosten. Die Airlines „erfinden“ immer neue Servicegebühren oder Aufschläge für Gepäckbeförderung. Gerade in wirtschaftlich angespannten Zeiten gilt es, genau diesen Reisekostenfaktor so gering wie möglich zu halten, ohne auf die wichtigen Geschäftsreisen zu verzichten oder einen deutlichen Serviceverlust hinzunehmen.



Unbestritten sind Geschäftreisen in vielen Unternehmen eine sinnvolle und notwendige Investition innerhalb der betriebswirtschaftlichen Wertschöpfungskette. Doch in Zeiten der Finanz- und Wirtschaftskrise sind Unternehmen stärker denn je gefordert, Einsparpotentiale zu identifizieren und Maßnahmen zur Kostenreduzierung einzuleiten. Der drittgrößte variable Kostenblock nach den Personalkosten und Forschung/Entwicklung sind die Reisekosten, die in vielen Firmen mit den Komponenten Taxi, Kilometergeld, Tagegeld, Bewirtungskosten meist gar nicht genau beziffert werden können.

Das einzig Beständige im Leben ist der Wandel – und genau nach diesem Motto wandelt sich die Geschäftsreisebranche in Zeiten der Globalisierung rasant. Wirtschaftsunternehmen haben andere Aufgabenbereiche und andere Kernkompetenzen und verfügen nicht über das Know How den ständig sich ändernden Geschäftsreisemarkt zu beobachten und darauf schnell und flexibel zu reagieren.

Daher sind Travel Manager als Krisenhelfer gefragt, die sowohl die Prozess- als auch die Sachkosten rund um die Reisekosten umfassend analysieren können und so die Ausgangsbasis für die Kostenoptimierung des großen Kostenblocks Geschäftsreisen schaffen. Je besser ein Unternehmen seine Geschäftreise-Daten kennt, umso besser ist seine Ausgangsposition bei Verhandlungen mit Reisedienstleistern. Die Ziele, Einsparungen und Kostenvermeidung lassen sich nur mit einer auf Fakten basierenden Analyse der Reisekosten erreichen. Durch die Marktschwankungen ist ein Monitoring des Geschäftsreiseverhaltens im Unternehmen wichtiger denn je. Eine gute Steuerung der Nachfrage und des Buchungsverhaltens ist ebenso wichtig wie die Beobachtung der aktuellen Veränderungen im Geschäftsreisemarkt.

Die versteckten Kosten der Geschäftsreisen:

Zeit ist Geld. Neben den direkten Kosten verursachen Geschäftsreisen eine Vielzahl von indirekten Kosten, die bei der wirtschaftlichen Bilanzierung oft nur ungenügend erfasst werden. Aber gerade hier bieten sich oftmals Einsparungspotentiale. Die Prozesskosten setzen sich aus Personal-, Kommunikations- und Transaktionskosten zusammen, die im Rahmen der Reiseplanung, Genehmigung, Buchung, Abrechnung und Controlling entstehen. Sie werden in der Regel als Gemeinkosten oder „ehda-Kosten“ verbucht, gehören aber ursächlich zu den Reisekosten. In kleinen und mittelständischen Unternehmen wird die Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen in mehr als 65,5% von Sekretärinnen bzw. Assistentinnen oder dem Mitarbeiter selbst neben dem normalen Tagesgeschäft erledigt. Fehlende Routine, nicht geklärte Abstimmungs- und Genehmigungswege machen die Reiseplanung zeit- und damit kostenintensiv. Die durchschnittliche Gesamtdauer einer Standard-Geschäftsreiseorganisation von Reiseantrag bis zur Reisekostenabrechnung dauert 43 Minuten (ohne Preisvergleich und Best Buy-Buchungen). Dazu kommen noch Umbuchungen/Stornierungen. Durchschnittlich werden ca. 12 % aller Geschäftsreisen umgebucht oder storniert, wobei in der Regel weitere Kosten anfallen.

Mit der Analyse- und Problemlösungs-Dienstleistung, Travel Management Research, der schaefer mobility group GmbH ist nach der Umsetzung auf Anhieb eine Kosteneinsparung von 16 % bei den Reisekosten, in einzelnen Fällen bis zu 30% Einsparung möglich. Die schaefer mobility group GmbH bietet Ihnen eine aussagekräftige IST-Analyse und darauf basierend einen Katalog von Lösungsvorschlägen. Darüber hinaus unterstützen schaefer mobility group GmbH Sie bei der praktischen Umsetzung der Lösungsvorschläge und planen ein roll out Ihres optimierten und effizienten Travel Managements.

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