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Planung und Inhalte von Veranstaltungen im Umbruch

Die Veranstaltungsbranche wird 2009 von den Themen Einsparungen, Werte, Flexibilität und Innovation bestimmt. Auf der einen Seite werden Veranstaltungen deutlich stärker nach betriebswirtschaftlichen Kriterien und konkreten Ergebnissen überprüft. Auf der anderen Seite dienen sie in Zeiten globaler Verunsicherung immer häufiger dazu, Werte zu transportieren und zu vermitteln. Darüber hinaus besteht ein Trend zu höherer Flexibilität und innovativen Lösungen. Dies ergab die gemeinsame Future Watch Studie 2009 von American Express und dem Veranstalterverband Meeting Professionals International (MPI).



Die weltweit 2.700 befragten Unternehmen, Kongress- und Veranstaltungsmanager sowie Lieferanten gehen davon aus, dass dieses Jahr im Schnitt neun Prozent weniger Veranstaltungen stattfinden als 2008 und die Budgets für Meetings und Events um sechs Prozent gekürzt werden. Sie erwarten außerdem, dass sich die Planung sowie der Inhalt von Veranstaltungen spürbar wandeln werden. So gaben drei von vier Befragten an, dass sie mittlerweile den Nutzen von Veranstaltungen systematisch messen. Dabei wird häufig der Ertrag pro eingesetztem Euro errechnet, beispielsweise anhand von erzielten Geschäftsabschlüssen.

Da sich die Anzahl der Veranstaltungen 2009 tendenziell verringert, erwarten die Befragten, dass Einkäufer von Leistungen gegenüber Lieferanten wie etwa Hotels eine bessere Verhandlungsposition erhalten. Sie rechnen mit vermehrten Zugeständnissen und Vergünstigungen bis hin zu Gratisleistungen – zum Beispiel beim Transfer vom Flughafen zum Hotel oder bei der Verpflegung.



Professionelle Veranstaltungsplaner sind gefragt

„Als Anbieter professioneller Veranstaltungsdienstleistungen begrüßen wir diese Trends. Wir erwarten, dass das erhöhte Kostenbewusstsein bei Unternehmen dazu führen wird, dass sie bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen stärker auf spezialisierte Dienstleister setzen. Dadurch sparen sie nicht nur Kosten, sondern gewinnen auch an Transparenz und Effizienz“, sagt Ralph Knoblauch, Manager American Express Corporate Groups & Events Deutschland, Österreich und Schweiz. „Gleichzeitig sind auch die Erwartungen hinsichtlich Flexibilität, Innovationen und Wertevermittlung bei Veranstaltungen gestiegen. Es zeichnet sich demnach ein Umbruch in der Planung und bei den Inhalten von Veranstaltungen ab. Hierauf ist American Express mit seinem umfassenden Leistungsspektrum sehr gut vorbereitet.“

Auf dem Weg zu einer grünen Meetingkultur

Die Studie zeigt, dass weiche Faktoren wie soziale und ökologische Verantwortung bei Meetings und Veranstaltungen langfristig eine größere Rolle spielen werden. Jeder zehnte Veranstaltungsplaner sieht bereits einen Trend hin zu umweltfreundlicheren Meetings. Manche Unternehmen wählen ihre Veranstaltungsorte danach aus, ob eine ökologisch verträgliche Anreise, beispielsweise durch die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, möglich ist. Andere Firmen spenden pro Teilnehmer einen gewissen Betrag an karitative Organisationen. „Zwar genießen entsprechende Maßnahmen aktuell nicht die höchste Priorität, doch ist erkennbar, dass diese Themen zunehmend in den Fokus rücken“, erklärt Knoblauch.

Flexibilität und Innovationen bestimmen die Branche

Die Entwicklung zu flexibleren Verträgen im Veranstaltungsmanagement ist ebenfalls eine Folge engerer Budgetvorgaben. Sowohl Einkäufer als auch Lieferanten gehen zunehmend dazu über, Ausstiegsklauseln in ihren Geschäftsbedingungen zu verankern. So können sie besser reagieren, wenn Meetings abgesagt werden. Von Planern wird erwartet, dass sie flexible und innovative Lösungen für jegliche Art von Veranstaltung bereithalten. Damit in Verbindung steht der Anspruch der Unternehmen, weniger Veranstaltungen durchzuführen, den Qualitätsanspruch pro Veranstaltung jedoch höher anzusetzen.

Über American Express Corporate Groups & Events

Der Bereich Corporate Groups & Events von American Express kümmert sich um alle Belange rund um das Management von Veranstaltungen jeder Art. 860 Veranstaltungsplaner in 36 Ländern erstellen maßgeschneiderte, flexible Konzepte für Meetings, Events, Kongresse und Incentives weltweit. Die professionelle Betreuung gehört ebenfalls zum Leistungsversprechen wie die Beratung, Konzeption, Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen.

Über die Studie

An der Future Watch Studie 2009 nahmen weltweit 2.740 MPI-Mitglieder aus 53 Ländern teil. Die Befragten aufseiten der Veranstaltungsorganisatoren stammen aus Unternehmen, Verbänden, staatlichen Stellen und Agenturen. Zu den befragten Lieferanten gehören unter anderem Hotelbetreiber, Betreiber von Kongresszentren und Bildungseinrichtungen sowie Berater. Alle Teilnehmer wurden befragt, wie sich die Branche in den kommenden zwölf Monaten entwickeln wird. Future Watch ist die einzige Studie, die mit einem globalen Fokus die künftigen Trends im Kongress- und Veranstaltungsmanagement darstellt und wurde zum siebten Mal erhoben.





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