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Neues Abrechnungsmodul von KDS

KDS gab auf der „Business Travel and Meetings Show“ in London am 09. und 10. Februar 2010 die Weiterentwicklung des Abrechnungsmoduls der KDS Corporate-Lösung bekannt.

Das neue Modul ermöglicht den Rechnungsabgleich der Lieferantenrechnungen mit den Reisekosten, wodurch die Kontrollierbarkeit und die Benutzerfreundlichkeit erhöht werden und so weitere Kosteneinsparungen im T&E-Management umsetzbar sind.

Das neue KDS-Abrechnungsmodul erfüllt zudem einen grundlegenden Anspruch der Reisebeschaffer: Eine klare Übersicht über die Gesamtkosten pro Geschäftsreise. Die „End-to-End“-Lösung erlaubt es Firmen, die Zeit und den Aufwand für einen Rechnungsabgleich nachweislich zu reduzieren.

Ein Beispiel aus der Praxis

Jo bucht für nächsten Monat eine Geschäftsreise nach New York und rechnet diese sofort ab. Wie schon so oft muss auch dieses Meeting verlegt werden, und sie storniert die Buchung. Die Fluggesellschaft erstattet ihr das Geld zurück, doch als viel beschäftigte Geschäftsfrau vergisst sie, die bereits erhaltene Kostenrückerstattung an ihre Firma zurückzugeben. Auf solche Dinge reagieren Finanzabteilungen allerdings sehr empfindlich!

Mit dem KDS-Corporate-Abrechnungsmodul wäre Jo’s Firma automatisch über die Stornierung der Reise informiert worden.



Reiseleistungen werden mit Kreditkarten (private oder Firmenkreditkarten), mit Lodge Cards (Firmenkonto) oder in bar bezahlt. Die Aufgabe der Finanz- und Beschaffungsabteilung ist es zu erfassen, wer wie viele Ausgaben für welche Leistungen verursacht hat. Es ist jedoch sehr langwierig und mühsam, die Lieferantenrechnungen nach den Reisekosten mehrerer Mitarbeiter aufzugliedern und entsprechend zurückzuerstatten, egal ob es sich um Flugkosten, Hotel- oder Mietwagenrechnungen oder um andere Reiseleistungen handelt.

Yves Weisselberger, Geschäftsführer bei KDS, sagt: “Ohne unser neues Abrechnungsmodul mussten die meisten unserer Kunden auf den Bericht ihres Reisebüros warten und anschließend mehrere Stunden mit der Datenanalyse zubringen, um die Buchungen mit den Abrechnungen abzugleichen. Die tatsächlichen Gesamtkosten einer Geschäftsreise zu kennen, ist schon lange das Ziel im Reisebeschaffungsprozess. Mit KDS kann dieses Ziel nun in jedem Unternehmen erreicht werden.“

Abrechnung von Lodge Card-Daten

Lodge Cards (oder ein Reisekonto) sind Zahlungsmittel, die die Zahlung für die Beschaffung von Reiseleistungen zusammenfassen. Obwohl Lodge Cards den Prozess der Reisebuchung und -abrechnung verbessern, wird durch das neue KDS-Modul der Rechnungsabgleich von Lodge Card-Daten mit den Reisebuchungen deutlich vereinfacht. Unternehmen können nun ihre Lieferantenverträge, die Einhaltung der Reiserichtlinien sowie fehlende Einsparungen besser nachvollziehen.

Jedoch werden nicht alle Reiseleistungen mit Kreditkarten oder Lodge Cards bezahlt. Unternehmen haben oftmals direkte Verträge mit Lieferanten für die Beschaffung von Reiseleistungen wie Hotelbuchungen, Autovermietungen oder Zugreisen. Die ausgehandelten Sonderkonditionen führen zu geringeren Preisen und Verwaltungskosten sowie zu einfacheren Beschaffungsprozessen. Dennoch kann die Zuordnung der Rechnungen auf jeden Reisenden sehr zeitaufwändig sein. Daher ist die Vereinfachung des Rechnungsabgleichsprozesses einer der Vorteile des neuen KDS- Abrechnungsmoduls.

KDS Corporate schließt den Kreislauf der Reisebeschaffung, angefangen bei der Reiseplanung und -buchung über die Zahlung bis hin zur Rückerstattung. Die Reisenden steuern ihre Buchungen und Ausgaben schnell und effektiv, während die Finanz- und Beschaffungsabteilung durch den vereinfachten Kontroll- und Rechnungsabgleichsprozess die volle Kostenübersicht über alle Geschäftsreisen behalten.

www.kds.com





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