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Partizipative Formate – Selber machen und selbst erleben

Mit dem Ziel Veranstaltungsplanern „Partizipative Veranstaltungsformate“ in knapp vier Stunden von 08.00 bis 12.00 Uhr erlebbar zumachen, tourte die Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren e.V. innerhalb von drei Wochen durch sieben Städte und sieben Maritim Hotels. Das Thema: „Partizipative Formate – Selber machen und selbst erleben“. Und so durften insgesamt 285 Veranstaltungsplaner nach einer kurzen Einführung durch die stellvertretende Vorstandsvorsitzende der Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren Doreen Biskup selbst gewählte Fragestellungen im World Café bearbeiten. Anders denken hieß es in der anschließenden Ergebnispräsentation, die vorsah, die Kernaussagen der Tische in Bilder aufzubereiten und zu präsentieren. Nachdem die Teilnehmer nun die Wirkung der Methode erprobt hatten, wurde das Thema mittels Walt Disney aus verschiedenen Perspektiven betrachtet.

Die Walt Disney Strategie sah vor, dass die Teilnehmenden die Methodik der Partizpativen Formate aus der Perspektive des Kritikers, des Realisten und des Träumers bewerten.

Der Kritiker – kollektive Zeitverschwendung, Kinderkram und Firlefanz
Der Kritiker stellt dabei den Gegenwind dar, auf den Veranstaltungsplaner stoßen, wenn sie „Neues“ in Form von partizipativen Formaten umsetzen wollen. Dieser Gegenwind kommt vom Chef, Auftraggeber aber auch von den Teilnehmenden selbst.

Der Realist – das müssen Veranstaltungsplaner bedenken
Die Vorbereitung von partizipativen Veranstaltungen ist komplexer als bei Veranstaltungen, die eine überwiegende Frontalbeschallung vorsehen. Es müssen Anleitungen für die Teilnehmenden erdacht und erstellt werden, es müssen eventuell Runden- und Rotationspläne kreiert werden, ein Moderator, der mit der Methode vertraut ist, muss im Zweifelsfall organisiert werden. Referenten müssen in die Methode eingeführt werden, wenn gerade diese auch als Experten zur Verfügung stehen sollen. Partizipative Formate brauchen aber auch größere Räume und, und, und….

Diese Vorbereitung dient dazu, den Teilnehmenden von Anfang an, die Sicherheit zu geben, handlungsfähig zu sein. Wenn zu viele Fragen offen sind, werden die Teilnehmer unsicher. Die Unzufriedenheit steigt.

Der Träumer – Wir haben uns alle lieb
Der fachliche Austausch im informellen Rahmen sorgt dafür, dass schneller miteinander kommuniziert wird. Durch die Bewältigung der gemeinsamen Aufgabe wird der Zusammenhalt gestärkt und es entstehen soziale Bindungen. Das Wir-Gefühl, das dafür sorgt, dass Teilnehmende auch Wiederholungstäter werden, wird durch partizipative Formate stark gefördert. Nicht zuletzt geben sie mit partizipativen Formaten ein Stück Verantwortung an die Teilnehmenden zurück. Sie werden nicht in einen Konzeptionsrahmen gepresst, sondern die Teilnehmer werden selbst zur Veranstaltung.

Das sagen die Teilnehmer
Annette Salla, Mitglied der Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren e.V. zur Netzwerkstatt:
„Ich finde es spürbar, dass frischer Wind in die Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren kommt und die Zusammenarbeit unter den Mitgliedern und Veranstaltungsplanern in den Unternehmen und Agenturen sehr befördert wird. Es ist auch sehr angenehm, dass kein oder nur sehr charmantsubtil die eingebundenen Partner sich darstellen, man ist gleich viel freier im Austausch.

Das hat mit gut gefallen:
– konkretes ausprobieren der interaktiven, partizipativen Formate – absolut top!
– das Zusammenbringen der verschiedenen Teilnehmer. Wie viele wir doch alleine in Berlin sind, und es war nur ein Bruchteil sicherlich vertreten und die niedrigschwellige Möglichkeit sich einzubringen – super!
– das Dranbleiben an dem Thema. Mit dem Entstehen der Mastermind Gruppe im vergangenen Jahr haben sich Experten zusammengefunden, die ein überschaubares, sehr anwendbares Produkt (das Hand Out zu den neuen / klassischen Formaten) entwickelt haben und jetzt den nächsten Schritt gehen, um zum motivieren, die Formate anzuwenden. Das finde ich logisch, sehr anerkennenswert und bin dankbar, da wir alle noch viel besser lernen müssen uns auszutauschen.
– die zeitliche Einbettung war zwar etwas schmerzhaft, aber gut da man nicht so viel Office Zeit aufwenden musste.

Das sagt die Statistik
Die Netzwerkstatt fand im Zeitraum vom 05.09.2016 bis 22.09.2016 in Berlin, Bonn, Bremen, Hannover, Nürnberg, Frankfurt am Main, Stuttgart statt. Insgesamt haben sich 391 Teilnehmer angemeldet. 85 Teilnehmer haben vor der Veranstaltung storniert, 21 Teilnehmer sind unentschuldigt nicht gekommen. 285 Teilnehmer waren tatsächlich anwesend.

Über die Veranstaltungsplaner
www.veranstaltungsplaner.de





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