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KMU optimieren Geschäftsreiseprozesse

Mit dem wirtschaftlichen Aufschwung schicken deutsche Unternehmen ihre Mitarbeiter wieder mehr auf Dienstreise. So stiegen laut der Commerzbank Reisestudie 2011 die Ausgaben für Geschäftsreisen im Ausland im vergangenen Jahr um rund 15%, nach einem Einbruch um 25% in 2008/2009. Der Travel Management Spezialist CorporateWorld bestätigt diesen Trend und verzeichnete im Vergleich zum Krisenjahr 2009 im letzten Jahr einen Buchungsanstieg um durchschnittlich 13% pro Kunde; auch im ersten Quartal 2011 hielt dieser Aufwärtstrend weiter an. Trotz der besseren Wirtschaftslage achten Firmen sehr genau auf ihre Kosten. Nicht nur Großunternehmen haben aus der Krise gelernt, auch immer mehr kleine und mittelständische Unternehmen strukturieren ihre Travel Management-Prozesse neu. Außerdem steigen die Anforderungen an Funktionalitäten, Reportings und Service von Geschäftsreisedienstleistern.

„Auch kleine Firmen interessieren sich zunehmend für ganzheitliche Travel Management Systeme“, sagt CorporateWorld Geschäftsführer Bob Gottinger. „Wir haben immer mehr Neukunden aus dem KMU-Bereich, die erstmals ihre Geschäftsreiseprozesse optimieren wollen, um so Einsparpotenziale besser nutzen zu können.“ Dabei sei den Unternehmen die Verknüpfung aller notwendigen Tools und Dienstleistungen aus einer Hand besonders wichtig. Spezialisierte Geschäftsreiseportale umfassen neben einem Buchungsportal auch umfassende Reportings, ein Reisekostenabrechnungstool sowie weitere Travel Management Services wie z.B. ein ständig erreichbarer Reiseservice. Reiseleistungen müssen nicht mehr aufwändig im Internet recherchiert und gebucht werden. Bargeldvorschüsse an Mitarbeiter entfallen, weil eine Firmenkreditkarte genutzt wird; Reiseausgaben werden automatisch in ein Reisekostenabrechnungstool oder eigene Back Office Systeme eingespielt. „Unternehmen können so pro Reise mehr als 15 Prozent ihrer Prozesskosten sparen“, erklärt Gottinger.

Mithilfe eines professionellen Travel Management Systems senken Firmen aber auch die direkten Geschäftsreisekosten. So liegt z.B. der Durchschnittspreis der über www.corporateworld.biz gebuchten Übernachtungen im ersten Quartal 2011 bei 124 Euro, während er im Vorjahr 209 Euro und noch 254 Euro in 2009 betrug. Trotz steigenden Zusatzkosten bei Flügen sparten CorporateWorld Kunden zudem bei innerdeutschen Flügen durchschnittlich 15 Euro pro Flug. Diese Entwicklung ist sowohl auf die gezielte Steuerung durch interne Reiserichtlinien als auch auf die stärkere Nutzung von Firmenraten und Firmenkundenrabatten zurückzuführen. In Reiserichtlinien legen Unternehmen z.B. Preisspannen für Hotelübernachtungen oder die Nutzung von Buchungsklassen (Bahn und Flug) fest. Intelligente Geschäftsreiseportale filtern die verfügbaren Angebote automatisch und stellen dem Mitarbeiter nur Tarife innerhalb der im Unternehmen geltenden Reiserichtlinien dar. Muss doch einmal z.B. wegen einer Messe auf höhere Tarife oder andere Buchungsklassen ausgewichen werden, wird der Vorgesetzte unmittelbar informiert. Zudem werten immer mehr Unternehmen ihre Geschäftsreiseausgaben aus, verhandeln Firmenraten und nutzen öffentlich verfügbare Firmenkundenrabatte. Allein der Verkauf von BahnCards über das CorporateWorld Portal ist in 2010 um 27 % gegenüber dem Vorjahr gestiegen. Außerdem hat sich die Anzahl an Kunden, die eigene Raten im CorporateWorld Portal hinterlegen, im Vergleich zu 2010 in 2011 verdoppelt.

Neben strukturierten Prozessen, gezielter Steuerung und Auswertung gewinnt für Unternehmen auch die Servicequalität von Geschäftsreise-Dienstleistern immer mehr an Bedeutung. Individuelle Lösungen, feste Ansprechpartner und umfangreiche Services sind gefragt. So hilft zum Beispiel auch die sinnvolle Verknüpfung von Online- und Offline-Buchungen Kosten zu senken und steigert nebenbei die Akzeptanz unter den Mitarbeitern. Durchschnittlich 98% der Flüge werden über CorporateWorld online gebucht. Im Notfall oder bei komplizierten Buchungen wie Multistop-Flügen greifen Unternehmen jedoch lieber auf den persönlichen Service von Fachleuten zurück. Die können im Gegensatz zu IT-gestützten Systemen beraten, kennen häufig Kniffe und gute Alternativen. Für die ersten Buchungsversuche, bei Unklarheiten und Fragen können sich Mitarbeiter an einen festen Betreuer wenden. Und wer z.B. den Flug zum Geschäftstermin verpasst, ist froh, sich auf einen kompetenten und jederzeit erreichbaren Reiseservice verlassen zu können.





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