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KDS lanciert ein System für das Geschäftsreise- und Spesenmanagement

Den Unternehmen, die einen größeren Teil ihres Reise- und Spesenbudgets einsparen möchten, steht heute eine neue, leistungsstarke Lösung zur Verfügung, mit der sie die derzeit angespannte Wirtschaftslage meistern können. KDS hat die Funktionalitäten seiner KDS Corporate-Lösung erweitert, so dass das Online-Tool jetzt nahezu alle Geschäftsreisen verwalten und zugehörige Spesen für eine effiziente Abstimmung erfassen kann. Damit rückt eine hundertprozentige Benutzerakzeptanz und garantierte Einhaltung der Reiserichtlinien zum ersten Mal in der Geschichte einer T&E-Lösung in greifbare Nähe.



Bisher haben T&E-Online-Lösungen nur einen Teilbereich des Geschäftsreisen- und Spesenmanagements abgedeckt. Reisende Mitarbeiter buchen bis zu 50 % komplexer Reisen per Telefon über ein Reisebüro und umgehen so das Online-System. Bereits existierende Buchungslösungen sind nicht geeignet, die Einhaltung der unternehmensinternen Reisepolitik zu gewährleisten, beim Ticketkauf das Prinzip der „Visual Guilt” anzuwenden oder auch Geschäftsabläufe oder Berichte für Reisen zu erstellen, solange sie keine entsprechenden Daten abrufen können.

Außerdem rechnen zahlreiche Unternehmen ihre Reisekosten direkt mit den Anbietern ab, wie z. B. Hotelketten, Reisebüros oder Aussteller elektronisch hinterlegter Karten (Lodge Cards). Diese Ausgaben werden von Spesenabrechnungsystemen im Allgemeinen nicht erfasst und erfordern daher eine arbeitsaufwändige Abstimmung und Bearbeitung. Ohne die Sichtbarkeit kontenspezifischer Ausgaben ist es unmöglich, einen Bericht mit den Gesamtkosten einer Geschäftsreise zu generieren.

Die von KDS entwickelten Kostenkiller-Lösung wurde um zwei neue Module erweitert:

* KDS Total Travel ist eine Online-Lösung, die sich zum Buchen von Geschäftreisen über ein Reisebüro eignet. Alle Anfragen werden online bearbeitet. Einfache Buchungen erfolgen im Self-Service-Modus. Komplexere Anfragen werden an ein Reisebüro weitergeleitet, das dem Geschäftsreisenden direkt über das KDS-Online-Tool mehrere Möglichkeiten zur Auswahl gibt. Durch die Bearbeitung sämtlicher Buchungen mit der KDS Corporate-Lösung ist es möglich, die unternehmensinterne Reisepolitik durchzusetzen, Kosten zu kontrollieren und alle reiserelevanten Daten zu erfassen.



* KDS-Invoice-Reconciliation automatisiert die Kostenzuweisung und -abstimmung importierter Anbieterrechnungen. Lodge-Card-Daten sowie die von Reisebüros und anderen Anbietern in Rechnung gestellten Kosten können angezeigt und vorhandenen Reisedaten zugeordnet werden. Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung können somit Rechnungen zahlen, ohne zuvor jeden einzelnen Posten manuell abstimmen zu müssen. Mit der Speicherung von allen reiserelevanten Kosten in einer Datenbank wird die lang ersehnte Berichterstellung unter Berücksichtigung sämtlicher Reisekosten endlich Realität.

Die neuen Module erweitern die Anwendungsbereiche der KDS-Lösung und eröffnen neue Möglichkeiten einer Anwendung des End-to-End- bzw. Purchase-to-Pay-Prozesses auf das Geschäftsreisen- und Spesenmanagement.

www.kds.com





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