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Informationen von DMM.TRAVEL zum neuen Reisekostenrecht

Was Mobilitätsmanager, Unternehmenschefs, Personalbverantwortliche etc. wissen müssen.


Auswärtstätigkeit: Unter dem Begriff „Auswärtstätigkeit“ werden die bisher unterschiedlichen Reisekostenarten Dienstreise, Einsatzwechsel- und Fahrtätigkeit zusammengefasst. Reisekosten sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, wenn diese durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Mitarbeiters entstehen. Eine solche Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Mitarbeiter vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und einer regelmäßigen Arbeitsstätte beruflich tätig wird. Eine Auswärtstätigkeit liegt ebenfalls vor, wenn der Mitarbeiter bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig wird.

Regelmäßige Arbeitsstätte: Regelmäßige Arbeitsstätte kann jede dauerhafte betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers sein, der der Arbeitnehmer zugeordnet ist und die er nachhaltig, fortdauernd und immer wieder aufsucht. Die Dauer des Verbleibens und die Art der dort verrichteten Tätigkeiten sind unerheblich. Ab 2008 kann ein Mitarbeiter seine regelmäßige Arbeitsstätte erstmals auch in einer außerbetrieblichen Einrichtung haben.

Drei-Monats-Frist: Bei einer Auswärtstätigkeit werden Fahrt- und Übernachtungskosten zeitlich unbefristet in tatsächlicher Höhe anerkannt. Bei einem Einsatz von über 3 Monaten an der gleichen Tätigkeitsstätte können Verpflegungspauschalen jedoch ab dem 4. Monat nicht mehr steuerfrei geleistet werden. Dies gilt auch für Arbeitnehmer ohne feste Einsatzstelle.

30-km-Grenze: Die Neuregelungen zur Auswärtstätigkeit gelten auch bei wechselnden Einsatzstellen. Die bisherige 30-km-Grenze als Sonderregelung bei Einsatzwechseltätigkeit entfällt damit ebenfalls. Dies bedeutet, dass die Fahrtkosten zu einer auswärtigen Tätigkeitsstätte in tatsächlicher Höhe bzw. mit 0,30 EUR/km als Werbungskosten abziehbar bzw. durch den Arbeitgeber steuerfrei erstattungsfähig sind – unabhängig davon, ob die Entfernung zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte mehr oder weniger als 30 km beträgt.

Frühstücksanteil bei Übernachtungen: Sind in einer Hotelrechnung die Kosten des Frühstücks nicht gesondert ausgewiesen, ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten pauschal zu kürzen. In Deutschland beträgt die Kürzung für ein Frühstück ab 2008 € 4,80 (statt bisher € 4,50).

Übernachtungspauschalen: Auch 2008 können Pauschalbeträge für Übernachtung vom Arbeitgeber sowohl im Inland (€ 20.-) wie für das Ausland (je nach Staat unterschiedlich) steuerfrei erstattet werden. Dies gilt aber nur für die Arbeitgebererstattung. Zur Geltendmachung von Werbungskosten im Rahmen der persönlichen Steuererklärung ist ein Abzug von Pauschalen nicht mehr möglich.

1) Fragen zum Thema
Welche Tätigkeiten im Betrieb führen zu einer regelmäßigen Arbeitsstätte? Es ist unmaßgeblich, welche Tätigkeiten der Mitarbeiter im Betrieb ausübt. Es reicht aus, dass er dort nur vorbeikommt, um Aufträge entgegenzunehmen, Bericht zu erstatten oder ein Dienstfahrzeug abzuholen.

Was bedeutet regelmäßig bzw. immer wieder? Wenn eine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers vom Mitarbeiter durchschnittlich im Kalenderjahr an einem Arbeitstag je Arbeitswoche aufgesucht wird (in der Regel: 52 Wochen – 6 Wochen Urlaub = 46 Arbeitswochen/Kalenderjahr), ist von einer regelmäßigen Arbeitsstätte auszugehen.

Was ist eine vorübergehende Auswärtstätigkeit? Eine Auswärtstätigkeit ist vorübergehend, wenn der Mitarbeiter voraussichtlich an seine regelmäßige Arbeitsstätte zurückkehren und dort seine berufliche Tätigkeit fortsetzen wird. Bei befristeten Abordnungen wird regelmäßig von einer vorübergehenden beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit auszugehen sein. In Abgrenzung hierzu ist beispielsweise eine Versetzung nicht „vorübergehend“. In Zweifelsfällen muss anhand der Gesamtumstände entschieden werden, ob die Auswärtstätigkeit noch als vorübergehend angesehen werden kann. Eine feste zeitliche Grenze gibt es nicht.

Gibt es regelmäßige Arbeitsstätten auch bei Kunden? Ab 2008 kann ein Mitarbeiter ausnahmsweise eine regelmäßige Arbeitsstätte auch in einer außerbetrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers haben. Dies kann z. B. ein Kunde sein, wenn die Tätigkeit des Arbeitnehmers dort auf Dauer angelegt ist. Dies ist zu bejahen, wenn der Mitarbeiter in der außerbetrieblichen Einrichtung bis auf Weiteres eingesetzt ist und nicht damit rechnen muss, häufig/regelmäßig woanders eingesetzt zu werden. Regelmäßige Besuche (auch an mehreren Wochentagen) führen u. E. nicht zu einer regelmäßigen Arbeitsstätte beim Kunden.

Ist die Dreimonatsfrist abgeschafft? Die Dreimonatsfrist steht weiterhin im Einkommensteuergesetz. Ihre Wirkung beschränkt sich allerdings ab 2008 ausschließlich darauf, dass ab dem 4. Monat derselben Auswärtstätigkeit keine steuerfreien Spesen vom Arbeitgeber erstattet werden können. Alle anderen Kosten kann der Arbeitgeber zeitlich unbegrenzt erstatten. Dieselbe Auswärtstätigkeit liegt nicht vor, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als (ein bis) zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird.

Gibt es die 30-Kilometer-Grenze bei Einsatzwechseltätigkeit noch? Die Neuregelungen zur steuerlichen Auswärtstätigkeit gelten auch bei wechselnden Einsatzstellen. Die bisherige 30-Kilometer-Grenze als Sonderregelung entfällt damit ebenfalls. Dies bedeutet insbesondere, dass die Fahrtkosten zu einer auswärtigen Tätigkeitsstätte in tatsächlicher Höhe bzw. mit 0,30 EUR/km als Werbungskosten abziehbar bzw. durch den Arbeitgeber steuerfrei erstattungsfähig sind – unabhängig davon, ob die Entfernung zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte mehr oder weniger als 30 Kilometer beträgt.

2) Die häufigsten Fallen

Die Abwesenheitsdauer wird geringer angesetzt, wenn keine regelmäßige Arbeitstätte vorliegt.

Die Abwesenheitsdauer und damit die Höhe des Verpflegungsmehraufwands (Tagesspesen) hängen davon ab, dass der Mitarbeiter außerhalb einer regelmäßigen Arbeitsstätte tätig ist. Hat er keine regelmäßige Arbeitsstätte, richtet sich die Dauer nur nach der Abwesenheit von der Wohnung, ansonsten nach der Abwesenheit von der Wohnung und den regelmäßigen Arbeitsstätten.

Insbesondere, wenn der Mitarbeiter vor/oder nach der Auswärtstätigkeit zunächst die regelmäßige Arbeitsstätte ansteuert, beträgt die Abwesenheitsdauer oftmals unter 8 Stunden, was eine steuerfreie Erstattung von Verpflegungskosten ausschließt.

Einschränkung beim Fahrtkostenersatz bei Auswärtstätigkeit

In der Praxis wird zudem häufig übersehen, dass durch eine regelmäßige Arbeitsstätte auch der steuerfrei mögliche Fahrtkostenersatz bezüglich der Auswärtstätigkeit deutlich eingeschränkt wird.

Ist der Mitarbeiter (zunächst) auf dem Weg zwischen seiner Wohnung und einer (beliebigen) regelmäßigen Arbeitsstätte oder zurück unterwegs, handelt es sich um eine steuerlich benachteiligte Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte:

Der Arbeitgeber kann für diese Fahrten keinen steuerfreien Fahrtkostenersatz gewähren. Möglich wäre eine (sozialversicherungsfreie) Lohnsteuerpauschalierung mit 15 %, allerdings begrenzt auf die Entfernungspauschale von 0,30 EUR je Entfernungskilometer und dies seit 2007 erst ab dem 21. Entfernungskilometer.
Bei der Nutzung eines Dienstwagens für derartige Fahrten muss ein geldwerter Vorteil versteuert werden. Dieser ist grds. mit mtl. 0,03 % des Listenpreises je Entfernungskilometer anzusetzen. Dies kann aber gerade bei Mitarbeitern, die nicht täglich im Betrieb erscheinen, zu einer unzutreffenden Besteuerung führen. Teilweise ist deshalb zu vertreten, dass für diese Fälle eine Versteuerung mit 0,002 % je Fahrt sachgemäß ist.

Quelle: dmm.travel





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