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HSH Nordbank mit InServ auf direktem Sparkurs

Im Juni 2003 ist die Hamburgische Landesbank mit der
Landesbank Schleswig-Holstein zur HSH Nordbank fusioniert. Mit Doppelsitz in
Hamburg und Kiel verfügt die HSH Nordbank über eine Bilanzsumme von 183
Milliarden Euro und beschäftigt 4.500 Mitarbeiter weltweit.

Die Fusion erforderte neue Strukturen und die Re-Organisation einzelner
Prozesse, wie beispielsweise der Geschäftsreisen. Beide Unternehmen
arbeiteten zuvor mit unterschiedlichen Softwaresystemen, die es zu
vereinheitlichen galt. Mitarbeiter wurden zum Teil auf neue Posten in Kiel
oder Hamburg versetzt. Die Zahl der Reisen stieg stetig und somit auch die
Ansprüche an das Travelmanagement. Doppelt so viele Abrechnungen galt es in
Spitzenzeiten mit gleichbleibender Personalstärke und ohne Zeitverzug zu
bearbeiten. Damit Mitarbeiter nicht wochenlang auf ihr Geld warten müssen
und keine Papierberge entstehen, war es für Travelmanager Richard Kricke an
der Zeit, nach einer geeigneten Lösung zu suchen. Ein Aufstocken seines
Personalbestands schied aus Kostengründen aus.

„Schnelles Verarbeiten von Daten“, „weder zusätzliche Mitarbeiter noch
Software“ und „geringe Kosten“, das waren die Vorgaben der HSH Nordbank als
man sich für die Umstrukturierung im Reisekostenmanagement entschied.
Kricke schaute sich lange Zeit auf dem Markt nach entsprechenden Software-
oder Outsourcing-Lösungen um. Nach vielen Vergleichen entschied er sich für
das Kieler Dienstleistungsunternehmen InServ (Intelligent Services). „Das
Preis-Leistungsverhältnis und der flexible Einsatz haben mich letztendlich
überzeugt“, so Kricke. InServ bietet Unternehmen eine innovative
Outsourcing-Lösung zur Reisekostenabrechnung sowie zum Travel Management,
mit dem Ziel, interne Betriebskosten zu reduzieren und firmeninterne
Prozesse im Bereich der Reisekostenabrechnung zu verkürzen.

„Zusammen mit InServ konnten wir die erwarteten Rückstände verhindern. Das
Unternehmen arbeitet auf Basis unserer Software SAP. Das Anschaffen von
neuer Soft- oder Hardware war unnötig, weil InServ jederzeit Zugriff auf
unser System hat“, so Kricke. Dreieinhalb InServ-Mitarbeiter unterstützen
von Kiel aus die Geschäftsreise-Abteilung. Sie speisen alle Daten in das
hauseigene SAP-System ein, kümmern sich um das gesamte Beleghandling, prüfen
TQ3-Abrechnungen, organisieren die Ablage und archivieren sämtliche Belege.
Alle Abrechnungen werden unabhängig von Hochsaisonzeiten innerhalb von zwei
Tagen nach Eingang abgearbeitet. Einmal wöchentlich bekommen die
Geschäftsreisenden ihre Auslagen erstattet.

Reisekosten zählen zum drittgrößten Kostenblock in Unternehmen. Jährlich
fallen bundesweit 150 Millionen Geschäftsreisen an. 144 Millionen davon sind
Inlandsreisen. Die Kosten für diese Reisen betragen laut einer Studie des
VDR zirka 75 Milliarden Euro. Hinzu kommen für jedes Unternehmen rund 30
Prozent Prozesskosten. Die Hälfte davon entfällt auf die Bearbeitung der
Reisekosten. Umgerechnet sind das bis zu elf Milliarden Euro.

InServ ist neben dem Beleghandling und dem Abrechnen von Reisekosten, Events
oder Tagungen auf die Mehrwegsteuerrückerstattung aus dem Ausland
spezialisiert. Mit einer eigenen web-basierten Software, die in acht
Sprachen bedienbar ist und die Reisekostenrichtlinien von insgesamt zehn
europäischen Ländern berücksichtigt, hat das Unternehmen ein innovatives
Konzept entwickelt mit dem sich die indirekten Kosten in jeder Firma um bis
zu 65 Prozent senken lassen.

„Wir haben uns mit der Wahl von InServ für den richtigen Partner
entschieden. Unsere Ziele sind erfolgreich umgesetzt worden. Neben der hohen
Effizienz durch den Outsourcing-Dienst sparen wir erheblich Kosten ein,
nicht aber Leistung und Qualität“, so Kricke. Die Kosten pro Abrechnung
konnten wir mit Hilfe der InServ-Lösung um ca. 53 % senken, freut sich
Kricke.

InServ






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