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Effizienzgewinn bei Geschäftsreisebuchung und -abrechnung

Rund 300 Firmen in Deutschland, darunter Deutsche Bahn, Landesbank Baden-Württemberg, Michelin und Microsoft, können ab Anfang 2010 bei der Buchung und Abrechnung ihrer Geschäftsreisen noch mehr Zeit sparen. Möglich wird dies durch die Anbindung der globalen Geschäftsreiselösung „Amadeus e-Travel Management“ von Amadeus an das Reisekostenabrechnungssystem von ADP.

ADP hat einen entsprechenden Vertrag mit Amadeus unterzeichnet.

ADP-Kunden in Deutschland können künftig ihre jährlich rund 3,5 Millionen Geschäftsreisen nicht nur wie bislang mit den Services von ADP abrechnen und verwalten, sondern sie auch online planen und buchen. Eingesetzt wird dabei Amadeus e-Travel Management als Online-Buchungslösung von Amadeus. Damit können Flüge, Hotels sowie Mietwagen und Bahnfahrten unter Berücksichtigung spezifischer Reiserichtlinien, präferierter Leistungsträger und ausgehandelter Raten online gebucht werden.

Sobald sich die Geschäftsreisenden in das ADP-System eingeloggt haben, können sie ab Januar 2010 mit einem Klick Amadeus e-Travel Management aufrufen. Initial werden Stammdaten wie beispielsweise Name, Kostenstelle und E-Mail-Adresse automatisch eingespielt. Bei jeder Neuanmeldung wird der Datensatz ebenfalls automatisch abgeglichen. Wechselt der Geschäftsreisende beispielsweise die Abteilung oder die Kostenstelle, muss er die Daten nicht manuell ändern.

Nach Angaben von Rainer Stiel, Director Sales Travel bei ADP, hat dieser Lösungsansatz der Anbindung an Amadeus viele Vorteile gegenüber einer Vollintegration von Amadeus e-Travel Management in die Reisekostenabrechnung. „Bei einer Vollintegration erhöht sich der Aufwand, weil Änderungen an der Geschäftsreiselösung immer in der Reisekostenabrechnung nachgepflegt werden müssen.“ Dies führe unweigerlich zu Problemen im Wartungsverlauf, vor allem dann, wenn man die Häufigkeit von Weiterentwicklungen sehe. Stiel: „Bei unserer Lösung sind die Anwendungen sinnvoll miteinander vernetzt. Damit können sich ADP und Amadeus voll und ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.“

Bucht der Geschäftsreisende beispielsweise Flug, Hotel und Mietwagen, dann werden künftig die Kostenbelege automatisch schon bei der Buchung generiert. Nach der Rückkehr muss der Geschäftsreisende nur noch Belege für Taxi oder Spesen, die nicht mit der Firmenkreditkarte bezahlt wurden, hinzufügen, schon ist die Reisekostenabrechnung fertig. Kreditkartenbelege werden elektronisch in die Reisekostenabrechnung eingespielt und der Reise zugeordnet. Dabei erkennt das System übereinstimmende Belege aus der Onlinebuchung. So werden Redundanzen vermieden.

Die integrierte Lösung kann darüber hinaus schon beim Antragsverfahren aufsetzen und trägt – in Zeiten in denen mehr denn je auf Kosten geachtet wird – dazu bei, dass die voraussichtlichen Reisekosten bereits bei Antragstellung dem Vorgesetzten zur Genehmigung vorliegen. Die online gebuchten Leistungen werden mit Status „Pending Approval“ solange in Amadeus e-Travel Management gehalten, bis entweder die Reise in ADP Travel genehmigt oder aber abgelehnt wird.

www.de.adp.com





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