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Diskrepanzen zwischen Theorie und Praxis im Meeting- und Event-Management

Eine aktuelle Studie von American Express Meetings & Events zeigt erhebliche Diskrepanzen zwischen den Richtlinien der Unternehmen und der Durchführung von Meetings und Events (M&E) in der Praxis. Die Studie analysiert das erhebliche Risiko, dem Unternehmen ausgesetzt sein können, wenn M&E-Kosten und -Aktivitäten nicht im Rahmen eines klaren und umfassenden Programms gesteuert werden. Die Umfrage* fasst die Ansichten von Meeting-Planern und Führungskräften** zusammen und deckt Diskrepanzen zwischen den Richtlinien des Unternehmens und den tatsächlichen Verhaltensweisen auf.

Wesentliche Erkenntnisse sind:

– 51 Prozent der Meeting-Planer sind der Ansicht, dass Risiken in ihrem Unternehmen nicht angemessen kontrolliert werden.

– 52 Prozent der Planer erhalten zu Beginn der Meeting-Planung kein Budget.

– 23 Prozent der Planer unterzeichnen Verträge, doch nur 6% der Führungskräfte geben an, dass Planer berechtigt sind, Verträge zu unterzeichnen.

– 68 Prozent der Führungskräfte sind der Ansicht, dass die Transparenz aller Daten von größter Bedeutung ist. Dennoch verwenden 85% der Meeting-Planer nur einfache Tabellenkalkulationen für die Budgetüberwachung.

– 64 Prozent der Planer nutzen derzeit kein festes Verfahren, um die Übersicht über Meeting-Teilnehmer in Krisenzeiten zu behalten.

„Insbesondere angesichts der zunehmenden Regulierung und des erhöhten Bewusstseins für Sicherheitsfragen kann Nachlässigkeit im Risikomanagement bei Meetings und Events ernsthafte finanzielle und rechtliche Folgen haben sowie Reputationsschäden hervorrufen“, erklärte Milton Rivera, Leiter der Abteilung für Business Development bei American Express Meetings & Events. „Diese Studie zeigt die Diskrepanz zwischen den Vorsichtsmaßnahmen und Verfahren, die nach Ansicht der Führungskräfte und Meeting-Planer implementiert sein sollten oder implementiert sind, sowie der tatsächlichen Planung. Die Ergebnisse veranschaulichen, wie wichtig es ist, die Planungsprozesse der Unternehmen zu schematisieren, dokumentieren und kontrollieren, um Risiken zu minimieren.“

Rechtliche und regulatorische Risiken

Führungskräfte und Planer sehen gleichermaßen im rechtlichen und regulatorischen Bereich das größte Potenzial, was das Meeting-Management anbelangt. Gemäß der Umfrage leiten derzeit 37 Prozent der Planer Zusatzverträge (z.B. für Transport, audiovisuelle-Dienstleistungen oder Unterhaltung) zur weiteren Prüfung oder Genehmigung nicht an einen Manager weiter. Eine große Lücke besteht im Vertragsprozess: Während 23 Prozent der Meeting-Planer Verträge in Verbindung mit ihrer M&E-Tätigkeit selbst im Auftrag des Unternehmens unterzeichnen, geben tatsächlich nur 6 Prozent der Führungskräfte an, dass die Planer zur Unterzeichnung dieser Verträge berechtigt sind.

„Finanzielle Strafen, Reputationsverlust oder sogar Rechtsstreitigkeiten können die Folge sein, wenn ein Unternehmen die rechtlichen oder regulatorischen Anforderungen nicht angemessen kontrolliert. Es verwundert daher nicht, dass dies die Bereiche sind, die für Meeting-Planer und Führungskräfte wesentlich sind“, so Rivera. „Um für solche Fälle geeignete Regelungen zu finden, empfehlen wir unseren Kunden, ein Standardprogramm zu entwickeln und Prozesse für Zusatzverträge zu prüfen. Darüber hinaus sollte eine Matrix entwickelt werden, welche die zur Unterzeichnung von Verträgen berechtigte Personalebene definiert.

Finanzen

Als weitere Chance im Meeting-Management identifizierten viele Befragte den Bereich Finanzen. Obwohl laut Umfrage 82 Prozent der Führungskräfte angaben, dass die Bereitstellung eines Budgets vorab eine Richtlinie oder eine Vorschrift in ihrem Unternehmen sei, erhalten 52 Prozent der Planer zu Beginn der Meeting-Planung kein Budget. Darüber hinaus scheinen Unternehmen finanzielle Mittel zu verschwenden, indem sie vorhandene Mahn- oder Stornierungsgutschriften nicht nutzen. 36 Prozent der Planer gaben an, eine Nutzung verfügbarer Gutschriften sei unwahrscheinlich bzw. hatten hierzu keine Meinung, und 50 Prozent der Führungskräfte erklärten, dass ihre Vorschriften keine Nutzung verfügbarer Gutschriften forderten.


Transparenz ist ebenfalls ein relevantes Thema, wie im Rahmen der Umfrage festgestellt wurde: 27 Prozent der Führungskräfte sind nicht in der Lage, Meeting-Kosten zu verfolgen und 32 Prozent sind nicht in der Lage, alle Meeting-Kosten anzugeben.
„Kleine Veränderungen wie die Anwendung von Technologien oder Online-Tools zur Erstellung von Budgets, die Verfolgung der tatsächlichen Ausgaben und Kosten sowie die zwingende Vorschrift zur Nutzung von Corporate Purchasing Cards für alle Meeting-Aufwendungen können Meeting-Planern helfen, ihre Budgets zu maximieren“, erklärte Rivera. „Es empfiehlt sich außerdem, einen Prozess zur Ermittlung verfügbarer Gutschriften zum Beginn der Beschaffung für jedes Meeting zu entwickeln und im gesamten Unternehmen zu nutzen. Durch die Nutzung von Gutschriften auf diese Weise können unnötige Ausgaben vermieden werden.“

Sicherheit

64 Prozent der befragten Meeting-Planer und 50 Prozent der Führungskräfte gaben an, dass sie nicht in der Lage sind, in Krisenzeiten den Überblick über Meeting-Teilnehmer zu behalten. Darüber hinaus erklärten 62 Prozent aller Planer, dass sie in Krisenzeiten keinen Zugang zu internationaler medizinischer Versorgung und Sicherheitsunterstützung haben.

„Meeting-Planer benötigen Tools und Prozesse, um Teilnehmer in Krisenzeiten aufspüren zu können, und brauchen überdies bei technischen Problemen Zugang zu gesicherten Informationen“, so Rivera. „Eine Standardvorgehensweise oder ein Plan als Leitfaden für Notfallsituationen sollte zur Verfügung stehen und regelmäßig an die aktuellen Bedingungen und Technologien angepasst werden.“
Die im Auftrag von American Express Meetings & Events von Meeting-Expertin Debi Scholar durchgeführte Umfrage befasste sich auch mit Risikobereichen wie Reputation, Technologie und dem Geschäftsbetrieb.





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