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Ausgereifte Software und Dienstleister unterstützen Firmen

Immer mehr Unternehmen in Deutschland setzen für die Abrechnung ihrer Geschäftsreisekosten Fremdfirmen ein und nutzen komplexe Softwareprogramme, die genau auf die Bedürfnisse der Unternehmen ausgerichtet sind. Allein ADP betreut in diesem Segment bundesweit über 300 Firmen, darunter Deutsche Bahn, Landesbank Baden-Württemberg, Michelin und Microsoft. Seit 2007 ist die Zahl der Reisekostenabrechnungen, die ADP jährlich für seine Kunden komplett abwickelt, um rund 35 Prozent auf über zwei Millionen Abrechnungen gestiegen. Dazu kommen noch einmal 1,5 Millionen Geschäftsreisen, die Kunden mit der Software im eigenen Unternehmen bearbeiten. Nach Angaben von Rainer Stiel , Director Sales Travel bei ADP, liegt dies vor allem daran, „dass immer mehr Firmen erkennen, dass es für sie unter dem Strich günstiger ist, die Reisekostenabrechnung von Profis erledigen zu lassen“.

Die Dienstleister weisen – teilweise inzwischen mit ausgereifter Software – Firmen auf teure Fallstricke hin wie auf Fehler in der Anwendung der sogenannten 46-Tage-Regel. Ist ein Firmenmitarbeiter nämlich innerhalb eines Jahres mehr als 45 Tage an einem zweiten Standort tätig, gilt dies nicht mehr als Dienstreise. Dies schafft dann oft finanzielle Nachteile für den Mitarbeiter und beschert den Firmen auch steuerliche Probleme. „Bei ADP wird deshalb bei jeder Reisekostenabrechnung automatisch aufaddiert, wie viele Tage ein Mitarbeiter schon am Standort A und B tätig war“, erläutert Stiel. Travelmanager und Vorgesetzte werden dann rechtzeitig auf die Problematik hingewiesen, damit die Firma vorausschauend agieren kann.

ADP entwickelt seine Software nicht nur ständig weiter und passt sie neuen steuerlichen Richtlinien an. Sie wird auch immer benutzerfreundlicher. Derzeit gestaltet ADP die Anwenderoberfläche komplett neu, damit die Mitarbeiter in den Firmen, egal ob Ingenieure, Vertriebskräfte oder Marketingexperten, die Software noch schneller und einfacher bedienen können. Ziel ist es laut Stiel, „dass sich auch Anwender, die nur selten mit dem System arbeiten, schnell zurechtfinden“.

In der neuen Version von ADP Travel@Web, die spätestens im Januar 2010 verfügbar sein soll, werden die Reisenden über eine so genannte „Roadmap“ Schritt für Schritt durch ihre Reisekostenabrechnung geführt.

Die Firmenkreditkartendaten der Santander/Degussa Bank werden künftig ebenfalls in ADP Travel importiert. Ein ganz wichtiger Schritt ist Stiel zufolge die Integration des Onlinebuchungssystems von „Amadeus e-Travel Management“. Damit können die ADP-Kunden ab Januar 2010 nicht nur wie bislang mit den Services von ADP schnell, sicher und übersichtlich abrechnen und verwalten, sondern sie auch online planen und buchen.

In der neuen Softwareversion können Kostenstellenverantwortliche und Travelmanager auch online vergleichen, wie sich die Reisekosten über verschiedene Zeiträume durchschnittlich entwickelt haben. Stiel: „Für die Firmen wird es immer wichtiger, auf einen Blick erkennen zu können, ob und wie sich Einsparmaßnahmen bei den Reisekosten tatsächlich auswirken.“ Damit dies keinen großen Aufwand verursacht, werden in der Software verschiedene Vergleichszeiträume hinterlegt, mit der sich die Entwicklung der Reisekosten einfach und deutlich verfolgen lässt.

www.de.adp.com





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