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Aufnahmekriterien verschärft

Die Zahl der Bewerbungen für die Aufnahme in das Buch „Die besten Tagungshotels in Deutschland“ ist in den letzten Jahren kontinuierlich gestiegen. Deshalb haben Verlag und Herausgeber im Juni 2005 auf einer Klausur im Seehotel Zeulenroda verschärfte Zugangskriterien für das Handbuch beschlossen. Ein sieben Qualitätskriterien umfassender Grundsatzkatalog nennt die Voraussetzungen, unter denen sich deutsche Tagungshotels künftig um die Aufnahme in das Projekt bewerben können. Außerdem wird die Zahl der aufzunehmenden Hotels auf 250 Häuser begrenzt. Das seit 2002 jährlich erscheinende Buch ist damit die wohl einzige Publikation mit nachvollziehbaren Qualitätskriterien, die Tagungsveranstaltern Planungssicherheit bei der Auswahl eines geeigneten Tagungshotels bieten.

Bestandteil dieses Kataloges sind Aussagen zur Ausstattung, Lage sowie zu den räumlichen und technischen Voraussetzungen von Tagungshotels. Weiterhin nennen die Eckpunkte grundsätzliches zum Informationsverhalten von Tagungshotels, zur Angebotsgestaltung und zu den Bedingungen für den Gastronomie-, Service- und Logisbereich. Maßstäbe für die Aufenthaltsqualität von Tagungsgästen ergänzen das Papier.
„Das ist ein entscheidender und konsequenter Schritt in die richtige Richtung! Mit diesen programmatischen Aussagen präsentieren die Herausgeber einen wesentlichen und wichtigen USP. Andere auf dem Markt existierende Führer und ähnliche Ratgeber setzen in der Regel auf Quantität statt auf Qualität. Die komfortablen Arbeitsbedingungen des im Thüringer Vogtlandes gelegenen Seehotels Zeulenroda haben die Voraussetzungen für diese Entscheidung befördert,“ kommentiert der Projektleiter, Reinhard Peter, diesen Beschluss.

Die vierte Ausgabe des Buches „Die besten Tagungshotels in Deutschland“, ein Projekt der Haufe-Mediengruppe, vertrieben im Gabal-Verlag (ISBN 3-89749-496-5), ist kürzlich erschienen. Die Vorbereitungen für die Ausgabe 2006 beginnen im Sommer dieses Jahres.

Hotels, die zukünftig an einer Aufnahme in das Projekt interessiert sind und sich zu den „Top 250“ der Tagungshotellerie zählen wollen, richten ihre Bewerbung an: „Die besten Tagungshotels in Deutschland“, Reinhard Peter, Wredestraße 18, 97082 Würzburg, Tel.: 09 31 – 4 60 78 60, E-Mail: info@toptagungshotels.de.

„Die besten Tagungshotels in Deutschland“ ist ein Gemeinschaftsprojekt der Verlage HAUFE-Fachmedia und GABAL sowie der Medienagentur repecon.

Eckpunkte für die Aufnahme

Aufnahme in das Projekt „Die besten Tagungshotels in Deutschland“ (Handbuch, Internetportal, Wettbewerb) finden künftig ausschließlich Hotels, die folgende Kriterien erfüllen:

1. Das Hotel verfügt über einen Tagungsbereich.

Im Hotel befinden sich Räume, die in Ausstattung und Einrichtung den Bedürfnissen von Tagenden entsprechen (insbesondere ergonomisches Mobiliar, das bedeutet: arbeitstaugliche Tische mit mindestens 70 cm Höhe, mindestens 60 cm Breite, blendfreier und strapazierfähiger Oberfläche; Stühle, die längeres und komfortables Sitzen ermöglichen), ausgenommen sind öffentliche Bereiche und Restaurantbereiche. Der Tagungsbereich inklusive Pausenzone ist räumlich von anderen Bereichen getrennt, unterliegt keinen störenden Einflüssen (Geräusche, optische Beeinträchtigungen, Gerüche), verfügt über Tageslicht, variables Kunstlicht, Verdunkelungsmöglichkeiten und bietet moderne, sicherheitsgeprüfte Technikanschlüsse (Telekommunikation, Strom etc.), insbesondere die Möglichkeit der Herstellung von Internet-Verbindungen, z. B. ISDN, W-LAN oder DSL.

2. Das Hotel stellt Informationsmaterial zur Verfügung, das eine umfassende Vorstellung des Hotels, insbesondere der Tagungsmöglichkeiten vermittelt; die Homepage des Hotels verfügt über eine Rubrik „Tagung“.

Tagungsveranstalter / interessierte Kunden haben die Möglichkeit, sich eine an der Realität orientierende Vorstellung vom Hotel und dessen Tagungsfacilitäten zu machen; dazu gehören Fotos und Lagepläne bzw. Grundrisse von Tagungsräumen sowie Ansichten von Hotelzimmern und den öffentlichen Bereichen; Nutzungszeiten werden separat ausgewiesen.

3. Das Hotel kommuniziert Leistungen und Angebote transparent und zeitnah.

Tagungsanfragen werden innerhalb von zwei Arbeitstagen bearbeitet und dem Veranstalter in geeigneter Form zugestellt (alternativ: Zwischenbescheide werden innerhalb des genannten Zeitraumes erteilt). Die Angebote sind verständlich und vollständig; es wird ein zuständiger Ansprechpartner benannt. Außerdem zeichnen sich die Angebote durch Preiswahrheit und Preisklarheit aus. Dem Veranstalter steht die Möglichkeit offen, sich vorab persönlich über die Tagungsbedingungen des Hotels zu informieren. Individuelle Anforderungen und Kundenwünsche werden berücksichtigt.

4. Die hoteleigene Gastronomie ist in der Lage, auf die Anforderungen von Tagungsgästen adäquat zu reagieren.

Das Hotel gewährleistet die Verpflegung der Tagungsteilnehmer separat im Nahbereich der Tagungsräume (jedoch von ihnen getrennt). Die Pausenzeiten werden flexibel gehandhabt. In Restaurants ist ein Nichtraucherbereich eingerichtet. Zum Küchenangebot gehört auch eine auf die Bedürfnisse von Tagenden ausgerichtete Speisenauswahl.

5. Das Service-Personal begleitet Tagungsveranstaltungen kompetent und unterstützend.

Veranstalter / Kunden haben einen definierten Ansprechpartner, der während einer Tagung im Nahbereich der Tagungsräume (ständig) ansprechbar ist, als „Problemlöser“ fungiert und mit Kompetenzen ausgestattet ist, die es ihm ermöglichen, auftretende Probleme zeitnah zu lösen. Darüber hinaus unterstützen alle Servicemitarbeiter des Hotels Tagende in ihrer Arbeit.

6. Zum Logis gehören ausreichende Arbeitsmöglichkeiten für Tagungsteilnehmer.

Den Teilnehmern stehen Hotelzimmer als persönliche Rückzugsbereiche zur Verfügung, die auch Möglichkeiten zur individuellen Tagungsvorbereitung und -nachbereitung bieten. Dazu gehören eine ausreichend große Schreibfläche mit einem arbeitsgerechtem Stuhl sowie eine separate Arbeitsbeleuchtung.

7. Das Hotelumfeld fördert das Befinden der Teilnehmer und trägt zum Tagungserfolg bei.

Tagungsteilnehmer werden durch Hotelleistungen (Freizeitmöglichkeiten, Serviceangebote etc.) in ihrem Arbeitsprozess unterstützt. Erholungsangebote unterliegen gleichfalls einem Qualitätsanspruch.

Toptagungshotels





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